[Publi] The New Workspace : Quand le cadre de travail sort du cadre

Venu des Etats-Unis dans les années 90, l'"Open Space" a changé et révolutionné notre espace de travail et par la-même les modes de communication et les interactions entre les employés d'une même société.

Toujours venu d'outre-Atlantique et très en vogue depuis plusieurs années là-bas, le télétravail a une nouvelle fois changé la donne, limitant les déplacements, les frais immobiliers, permettant d'embaucher des talents quelque soit leur pays de résidence. Mais ce nouveau mode de fonctionnement a soulevé aussi des questions et des problématiques, telles que la sécurité et l'intégrité des informations, les relations humaines, le contrôle...

Dans ce contexte quel sera notre environnement de travail de demain ? Qu'est-ce qui va changer et comment ?

Rencontre avec Maxime Guirauton, Directeur Marketing B2B de Samsung Electronics France

La mutation de l'espace de travail

Tout d'abord, faisons un constat simple, il n'existe pas de bureau type. En effet, il y a des populations qui travaillent dans des bureaux, d'autres sur le terrain, d'autres encore qui travaillent de chez eux.

Pendant longtemps, les salariés étaient dans un mode unique. Celui qui travaillait de son bureau, n'avait pas de PC portable, ni même de téléphone mobile. Celui qui travaillait sur le terrain devait rentrer au bureau ou à sa base pour synchroniser le fruit de son travail quotidien. Le commercial devait taper ses comptes-rendus de réunion en rentrant le soir. Le papier était encore au centre de tout.

Ce temps est révolu !

Aujourd'hui, qui n'a jamais pris les transports en commun et vu des gens connectés à leur boite mail, lire des comptes-rendus de réunion ou encore préparer leur prochain rendez-vous ? Il n'existe plus un environnement de travail auquel il faut s'adapter, mais plutôt des environnements de travail qui s'adaptent aux spécificités de l'entreprise (métier, culture et besoins de productivité) tout en tenant compte des besoins des employés en matière de mobilité, d'horaires et d'outils de travail.

Avec les moyens de connexion d'aujourd'hui, la 4G en tête, et les produits ultra-nomades nous pouvons nous connecter de n'importe quel endroit du globe pour travailler. Tout espace devient un espace de travail potentiel dès lors que l'on dispose d'une connexion Internet, d'un Smartphone, d'une tablette ou un notebook. Cependant, le réseau et le terminal ne sont rien s'ils ne disposent pas de solutions permettant de gérer ses emails, d'éditer des documents et d'interagir avec son outil de CRM. Cette étape nous l'avons franchie et tous les usages, tous les besoins, tous les environnements de travail peuvent maintenant passer à la mobilité.

Des espaces de travail totalement interconnectés

La mobilité est une nouvelle facette, un nouvel environnement de travail qui ne peut exister dans notre société que parce qu'il converge avec les autres environnements. Et là est la clé.

Prenons l'exemple d'un commercial qui passe la majeure partie de son temps en rendez-vous client. Pour être efficace, celui-ci a besoin d'avoir un accès permanent au ressources de l'entreprise qu'il s'agisse de l'information descendante (e-mail, CRM, outil marketing...) ou ascendante (compte-rendu, note de frais...). Lorsqu'il n'est pas en rendez-vous, il travaille de chez lui ou du bureau. Ses outils de mobilité doivent donc être capables de se synchroniser entre eux pour que, quelque soit le lieu de travail, la personne retrouve ses mêmes applications et données. Il doit également être capable de faire les mêmes actions depuis un Smartphone et une tablette que derrière un PC. Par exemple, lancer une impression depuis sa tablette, la récupérer en arrivant au bureau depuis n'importe quelle imprimante en passant simplement son Smartphone NFC sur l'imprimante de son choix. S'il a besoin d'un terminal plus puissant que sa tablette pour travailler il pourra se connecter depuis n'importe quel client léger de l'entreprise.

Le commercial peut également programmer une réunion au bureau avec l'équipe marketing. Pour cela, il réserve une salle de réunion depuis sa tablette et envoie une invitation à des collègues. En arrivant au bureau, l'écran devant la salle de réunion affiche son nom ainsi que la plage horaire réservée ; salle qu'il ouvre en présentant son Smartphone devant la serrure.

Non ce n'est pas de la science fiction, tout ceci est valable depuis le bureau, mais aussi depuis la maison ou sa résidence secondaire.

Renforcer le lien entre l'entreprise et ses salariés

Cette nouvelle consommation et ces nouveaux espaces de travail permettent aux entreprises d'avoir un impact positif sur leurs salariés, et les salariés d'avoir une meilleure image de leur entreprise. En effet, une entreprise qui offre de la flexibilité à ses salariés dans leur travail est toujours bien perçue. D'autre part, l'investissement technologique donne aux salariés et aux clients de l'entreprise une image innovante et avant-gardiste.

Le gain de temps et de productivité offerts par la flexibilité d'une part et par la convergence d'autre part, permettent aux employés de mieux gérer leur vie personnelle et donc d'être plus épanouis.

Enfin, pour que cette nouvelle façon de travailler puisse fonctionner, cela doit relever d'une volonté d'entreprise où tous les dirigeants doivent être partie prenante du projet. Les ressources humaines, comme le marketing et les directeurs métiers doivent également s'impliquer. C'est un changement humain fort mais aussi une nouvelle façon de voir l'entreprise, de créer les relations et les interactions entre les collaborateurs, les clients mais aussi les fournisseurs de l'entreprise. Cela se couple forcément à un accompagnement technique et de formation pour évoluer et faire évoluer son ou ses environnements.

La mixité des espaces de travail est donc un investissement, un projet d'entreprise pour gagner en productivité, en image de marque et agir sur le moral et l'implication de tous les acteurs de l'entreprise.