Comment fonctionnent les procédures administratives pour les freelances ?

Devenir freelance, c'est avant tout entreprendre et gérer son activité de A à Z.

En plus de développer sa clientèle, le freelance doit organiser tous les paramètres qui contribuent au bon déroulement de sa carrière, comme la gestion des paiements, la comptabilité générale, ainsi que la transmission de la liasse fiscale. Faisons un tour d'horizon des questions administratives chez les freelances.

Créer son statut et connaître ses démarches

Pour devenir freelance, vous devez créer votre structure professionnelle et donc choisir le régime et la forme juridique qui vous conviennent. Plusieurs options s'offrent à vous :

Choisir la facilité avec la micro-entreprise

Le régime de la micro-entreprise est le plus simple pour les freelances sans associé ni capital de départ, et qui cherchent à lancer leur activité via une procédure rapide et facile. La micro-entreprise vous permet en effet de payer des charges moins élevées et de bénéficier de certains avantages comme l'Acre.

Pour créer votre micro-entreprise, voici les étapes à suivre :

- Vous pourrez déclarer votre activité sur le site de l'Urssaf en entrant les informations relatives à votre activité, aux volets social et fiscal, et à vos données personnelles.

- Vous recevrez votre Siret sous une quinzaine de jours, ainsi qu'une notification d'affiliation à un Centre de formalités des entreprises (CFE).

- Pour finir, vous aurez accès au tableau de bord de l'Urssaf afin de déclarer vos cotisations et d'accéder à toutes les ressources nécessaires au bon fonctionnement de votre micro-entreprise.

- Vous devrez déclarer votre chiffre d'affaires mensuel ou trimestriel et payer des cotisations et autres charges directement via votre tableau de bord Urssaf.

La micro-entreprise implique toutefois de ne pas dépasser le seuil de 176 200 € (HT) par an pour une activité commerciale et de logement, ou de 72 600 € (HT) pour les activités libérales et les prestations de services. Au-delà de ces seuils, vous devrez changer de régime.

Aussi, les micro-entrepreneurs en activités commerciales et de logement bénéficient d'une franchise de la TVA jusqu'à 85 800 € (HT) par an. Pour les activités libérales ou les prestations, le seuil est de 34 400 € (HT) par an.

L'EI et l'EIRL pour une activité étendue

Si votre micro-entreprise dépasse les seuils mentionnés ci-dessus, alors votre statut basculera en entreprise individuelle (EI). Les formalités sont également simplifiées - toutefois, il existe quelques différences comme la base de calcul des cotisations (bénéfice net, et non sur le chiffre d'affaires) et l'impossibilité d'opter pour le prélèvement libératoire de l'impôt.

Aussi, en entreprise individuelle, vous serez soumis au régime de la déclaration contrôlée si vous étiez auparavant en micro-BNC ou au régime simplifié d'imposition si vous étiez en micro-BIC.

Enfin, n'hésitez pas à vous renseigner sur les EIRL (Entreprises individuelles à responsabilité limitée) qui vous permettent également de protéger votre patrimoine personnel.

S'associer en créant une SARL ou SAS

Si vous ne souhaitez pas mener votre barque seul en freelance, alors vous pourrez opter pour des formes juridiques de société qui vous autorisent à vous associer. Parmi les plus courantes, on retrouve les SARL (Société à responsabilité limitée) et les SAS (Société par actions simplifiée). Dans ces cas-là, vous serez limité au montant de vos apports et les bénéfices sont soumis à l'impôt sur les sociétés (IS) ou, moins fréquemment, à l'impôt sur le revenu (IR).

Si les démarches sont plus longues et fastidieuses pour créer une société en étant freelance, la possibilité de vous associer permet d'augmenter votre exposition à des financements pour votre activité, par exemple, ou encore d'obtenir davantage de sécurité professionnelle.

Toutefois, si vous ne souhaitez pas vous associer, mais vous voulez toujours bénéficier des autres avantages d'une SARL et d'une SAS en matière de fiscalité, de sécurité et de responsabilité, alors optez pour leur version "solo" (ou unipersonnelle) : EURL et SASU.

Gérer la facturation

À la fin de chaque mission (ou projet), vous devrez émettre une facture sans délai. Ce document sert à la fois à la comptabilité et à la fiscalité, mais aussi à la protection juridique. En effet, elle peut vous protéger en cas d'impayés. Elle doit être établie en version papier ou numérique et conservée pendant 10 ans.

Il existe plusieurs types de factures :

- La facture pro forma qui a la fonction d'un devis et reste contractuelle.

- La facture d'acompte qui permet de payer une partie du prix en amont de la mission.

- La facture de clôture qui termine, de manière officielle, une collaboration et invite le client au paiement sous les délais indiqués.

- La facture d'avoir qui vient rectifier ou annuler une ancienne facture erronée.

La facture doit comporter des mentions légales relatives à votre micro-entreprise :

- Une mention "Facture" et un numéro (établi de manière chronologique).

- Une date d'émission.

- Les informations de votre entreprise et de votre client (nom/dénomination sociale, adresse, n° SIREN, TVA, forme juridique....).

- Liste des missions ou détail de la collaboration en fonction de votre activité avec un prix unitaire et une quantité..

Organiser sa comptabilité

En tant qu'indépendant, vous devez prendre soin de votre comptabilité. Bien sûr, les obligations sont différentes en fonction de votre statut : par exemple, vous aurez simplement besoin de tenir un livre-journal en micro-entreprise. Ce dernier reprend l'ensemble des recettes en détail et de manière chronologique avec les informations de base (numéro de facture, montant, moyen de paiement utilisé ou encore date de paiement).

Les freelances qui ne sont pas en micro-entreprise doivent tenir une comptabilité beaucoup plus poussée. Par exemple, si vous êtes indépendant au régime réel, alors vous devez :

- Enregistrer l'ensemble de vos opérations (factures, trésorerie...)

- Tenir les livres comptables obligatoires (livre-journal, grand-livre, et parfois inventaire)

- Faire vos comptes annuels (bilan, compte de résultat et annexe comptable)

Heureusement, des logiciels accompagnent désormais votre comptabilité pour passer le moins de temps possible à cette tâche. C'est le cas d'Indy (ex Georges), qui propose une application simple et intuitive pour automatiser votre comptabilité et pré-remplir vos déclarations dont la liasse fiscale en un temps record. Vous pouvez tester l'application gratuitement pendant 15 jours.

Comprendre ses charges et cotisations

Les charges varient selon les différents statuts juridiques.

En micro-entrepreneur, les charges sont calculées sur le montant de votre chiffre d'affaires déclaré chaque mois ou chaque trimestre, au choix. Les cotisations représentent environ 12,8 % pour les activités d'achat/revente de marchandises et 22 % pour les activités libérales et prestations de services. Vous pouvez également bénéficier de l'Acre : une exonération à 50 % de certaines cotisations la première année de création de la micro-entreprise. Par ailleurs, les cotisations payées vous ouvrent les droits à l'assurance maladie (régime général de la sécurité sociale) et à l'assurance vieillesse.

Si vous passez en entreprise individuelle, alors vous devrez déclarer une TVA et cotiser sur la base du revenu professionnel pris en compte pour le calcul de l'impôt sur le revenu.

Enfin, les freelances en société dépendent du régime des travailleurs non salariés et dépendent de la Sécurité sociale des indépendants. Les charges sont basées sur l'impôt sur le revenu ou sur l'impôt sur les sociétés et varient donc en fonction du bénéfice dégagé. Elles représentent environ 45 % (ou 60 % pour les présidents assimilés salariés). Quant aux charges patronales des indépendants, elles s'élèvent entre 25 % et 45 % du salaire brut. En société, vous payerez également des cotisations sociales sur les dividendes.

Pensez donc à prendre l'intégralité de vos charges en compte lorsque vous déterminez vos tarifs. Aussi, contactez l'Urssaf, votre interlocuteur privilégié, si vous avez des questions.

Avoir une fiscalité en règle

Les freelances peuvent bénéficier d'une fiscalité simplifiée s'ils relèvent du régime de la micro-entreprise. Le régime micro-fiscal prévoit en effet un abattement de :

- 71 % pour une activité d'achat/revente de marchandises, les prestations d'hébergement, les fournitures de denrées.

- 50 % pour une activité d'autres prestations de services commerciales ou artisanales.

- 34 % pour une activité libérale.

Si vous optez pour un versement libératoire, ce qui signifie que vous payez vos impôts en même temps que vos cotisations mensuelles (ou trimestrielles), alors les pourcentages sont les suivants :

- 1 % pour une activité d'achat/revente de marchandises, les prestations d'hébergement, les fournitures de denrées.

- 1,7 % pour une activité d'autres prestations de services commerciales ou artisanales.

- 2,2 % pour une activité libérale.

Si vous êtes freelance sous la forme d'une société (SARL, EURL, SAS ou SASU), alors vous serez soumis à l'impôt sur le revenu ou l'impôt sur les sociétés :

- Pour l'IR, vous payerez des impôts en fonction d'une base de revenu imposable.

- Pour l'IS, l'impôt est calculé via un taux sur le bénéfice fiscal.

Vous êtes désormais prêt pour la grande aventure du freelancing ! Ainsi, une bonne organisation et compréhension devos obligations comptables et fiscales en tant qu'indépendant vous aideront à mener votre activité sans embûche.