Veillez aux obligations légales

1- Déclarations à la Cnil

- A chaque fois qu'une entreprise détentrice d'un fichier loue ses adresses pour un traitement auprès d'un prestataire, elle doit déclarer cette opération auprès de la Cnil. - De même, lorsqu'elle les traite en interne, il lui faut réactualiser cette déclaration à chaque location de son fichier.

2- Responsabilité pénale

- L'entreprise n'est pas dégagée de ses obligations liées à la sécurité et à la confidentialité lorsque ses adresses sont traitées par un tiers. Elle est considérée comme responsable pénal et doit veiller à s'assurer que le prestataire a tout mis en oeuvre concernant le respect de confidentialité et de sécurité. - Pour ce faire, l'entreprise doit définir des procédures qui passent par l'introduction d'adresses pièges destinées à identifier les utilisateurs du fichier, ou par des audits réalisés sur place.

3- Relations contractuelles

- Afin de pouvoir démontrer à la Cnil qu'elle a bien mis en oeuvre tous les moyens nécessaires pour se conformer à ses obligations légales, l'entreprise doit encadrer juridiquement ses relations avec le prestataire en précisant sur son contrat les aspects liés à la sécurité, les engagements propres aux traitements, les fréquences de mises à jour, ainsi que le prix de la prestation. - L'établissement de contrats dans le cadre de la location de fichiers est entré dans les habitudes. Ce n'est pas encore le cas concernant le traitement des adresses. Le propriétaire des adresses prend le risque que le prestataire garde les données si aucun contrat n'a été établi.

4- Mises à jour des adresses

- Il faut prévoir des procédures propres à la mise à jour des adresses - Afin de respecter les droits des prospects, les données les concernant doivent sortir systématiquement du fichier au bout d'une durée déclarée à la Cnil. Il s'agit là de suivre les obligations liées au droit à l'oubli. - Les mises à jour des adresses ne doivent pas altérer les informations initiales données par le propriétaire du fichier. - Lorsque les corrections apportées sur les adresses sont effectuées par l'intermédiaire de données issues d'un autre fichier, il faut que ce dernier soit loué contractuellement. Même pour un enrichissement succinct. Les professionnels du marketing direct n'en sont pas toujours conscients. Ce n'est pas parce qu'un fichier est public qu'il peut être utilisé pour un enrichissement de ses propres adresses.

5- Où se renseigner

- Ne pas hésiter à contacter la Cnil qui met à la disposition des entreprises des explications et des formulaires types. - Se rapprocher également de la Fevad (Fédération des entreprises de vente à distance).

6- Deux exemples de délits sanctionnés

- La société MA Editions et son prestataire Iliad (anciennement dénommée Fermic) ont été condamnés en juin 1999 pour avoir utilisé le service d'"annuaire inversé" de France Télécom permettant de retrouver l'identité et l'adresse d'une personne à partir de son numéro de téléphone, sous l'intitulé "3615 Quidonc". Ils ont constitué leur propre service d'annuaire inversé sous le code "3617 ANNU" et "annu.com" à partir du téléchargement des données de France Télécom. Une pratique rigoureusement interdite par les dispositions du Code de la propriété intellectuelle. Le tribunal a condamné solidairement les deux sociétés en question à payer à France Télécom la somme de 100 millions de francs à titre de dommages et intérêts, et leur fait interdiction de pratiquer des extractions non autorisées des bases de données de France Télécom sous astreinte de 4 millions de francs par jour d'extraction constatée à compter du vingtième jour qui suivra le prononcé du jugement. - Le 15 février 1994, la Chambre des appels correctionnels condamnait l'ex-président du GIE Centrale Professionnelle d'Information sur les Impayés pour avoir enregistré et conservé des informations nominatives en violation de la loi dite "Informatique et Liberté". Elle le condamnait également pour s'être abstenu de prendre toutes précautions utiles afin de préserver la sécurité de ces informations et notamment d'empêcher qu'elles ne soient déformées, en fournissant des renseignements d'identité incomplets entraînant des erreurs d'homonymie.

Quelques exemples de sources d'erreur sur les adresses

Mauvaise orthographe du libellé de la voie - Lady de Nantes au lieu de L'Edit de Nantes - Mickey L'Ange au lieu de Michel-Ange - Point Carré au lieu de Poincaré - Rembrandt précédé du titre de Général Attention aux homonymes - Il existe 43 villes dénommées Paris aux Etats-Unis. - Suisse ne désigne pas seulement un pays mais aussi une ville française. - Vienne est à la fois le nom d'une ville française et d'une ville autrichienne. Chasse aux plaisantins - Simon Cussonet est présent dans un fichier sur deux et ne correspond à aucune adresse réell...