Les étapes indispensables à respecter en amont

1Mesurer son volume

Il est évident qu'une banque, un opérateur de téléphonie ou un assureur n'ont pas les mêmes besoins en matière d'impression de mailing qu'une PME. Sachant que les premiers doivent envoyer tous les mois des millions de relevés de compte à leurs clients, alors que l'entreprise de taille moyenne adressera des documents promotionnels en fin d'année, des courriers informels… Il est donc important de définir son volume de documents, mensuel ou annuel, afin de choisir ensuite le bon matériel.

2Choisir les machines

En fonction de la volumétrie, les entreprises ont à leur disposition plusieurs types de machines : des imprimantes laser monochrome, des laser couleur, de l'impression feuille à feuille, de l'impression en continu, des imprimantes format A4, format A3, des systèmes offset ou numérique... Difficile pour une PME de produire des documents au compte-gouttes, par lots de 200 ou 300 exemplaires. Comment profiter alors des avantages de l'offset pour des petites quantités ? Peut-on utiliser tous les différents types de papier sur des imprimantes traditionnelles ? Autant de questions à se poser et de variantes à prendre en compte pour trouver le matériel adéquat.

3Prendre en compte le coût

Parmi les critères qui servent à trancher entre les différentes machines et technologies, le budget investi dans l'achat d'un mode d'impression arrive en tête. Même si la tendance est au perfectionnement des petites imprimantes laser destinées à produire quelques dizaines de pages par minute et à l'amélioration de la composition chimique des encres, le coût total d'acquisition d'une telle machine reste important : environ 5 000 E. En revanche, pour les entreprises qui demandent un volume d'une centaine de pages/minute, on optera pour plusieurs imprimantes, reliées en réseau, afin d'obtenir une cadence similaire à celle d'une grosse machine, mais avec un investissement à l'achat qui avoisine les 50 000 E. Un montant encore très inférieur à celui d'une presse à haute vitesse (jusqu'à 150 000 pages par mois), qui atteint plusieurs centaines de milliers d'euros.

4Viser gain de temps et réactivité

Le temps, c'est de l'argent… cette maxime peut s'appliquer également à l'impression de documents. Les entreprises ont plusieurs solutions pour imprimer leurs mailings, toujours dans un objectif de réduction des coûts : externaliser cette activité en passant par des providers ou des imprimeurs, ou internaliser l'impression en se dotant de matériel pointu. Cette deuxième solution peut être motivée par la vitesse de réalisation de la communication et la réactivité au marché. Lorsque l'entreprise fait le choix de s'équiper en interne, de la création à la production, le cycle complet peut être réalisé dans la journée. Ce qui permet à l'entreprise de mieux utiliser les données variables concernant ses clients, pour s'assurer davantage de réactivité et une communication flexible en cas, par exemple, de dévalorisation d'une information,ou d'un changement de charte graphique.

5Personnaliser au maximum

Des études sectorielles précisent qu'une information ciblée et pertinente améliore les taux de réponse aux mailings et augmente le taux de rétention des clients dans les programmes de CRM. La communication de l'information s'effectue à très grande vitesse. Il en résulte un marketing de niches, ultra segmenté, et une customisation de plus en plus ciblée. Pour leurs documents promotionnels, modes d'emploi, magazines, livres ou matériels éducatifs, les entreprises souhaitent de petites séries, mais au contenu variable, adapté à chaque groupe d'utilisateurs, par langue ou par marché. Pour s'adresser à leurs destinataires comme à autant d'individus, les grandes entreprises ont besoin de beaucoup de mailings en courts tirages.