Faites bonne… pré-impression !
Comment, concrètement, allez-vous mettre votre matériel d'impression au service de vos opérations ? La phase précédant l'impression consiste à préparer techniquement votre mailing, en faisant collaborer deux logiciels bureautiques : un traitement de textes et votre base de données clients ou prospects. Vous pouvez d'ailleurs le faire avec les outils que possède déjà votre entreprise… sans pour autant vous transformer en informaticien ! En voici l'illustration avec Word et Excel.
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Imaginez que vous souhaitiez relancer les ventes auprès de vos clients, en
leur rappelant les réductions que vous leur octroyez. Voici les données à
votre disposition, présentées sous forme d'une grille Excel :
Question : Comment allez-vous “paramétrer” votre lettre ?
Réponse : Rédigez et saisissez votre lettre comme vous le
feriez habituellement, en prévoyant dans votre texte les emplacements des
zones variables. Puis, dans le menu “Outils” de Word, choisissez la
fonctionnalité “Publipostage…” - terme français officiel pour mailing ! -. Une
fenêtre d'aide s'ouvre alors, vous proposant de choisir le courrier à
personnaliser, puis la source de données à utiliser. Insérez ensuite aux bons
endroits dans le courrier les noms des rubriques issus de la feuille du
tableur. Cliquez sur “Fusionner”. Un fichier Word est ainsi créé, contenant
toutes vos lettres (6, dans l'exemple ci-dessus) les unes à la suite des
autres, que vous n'avez plus qu'à imprimer tout à fait traditionnellement…
grâce aux matériels évoqués dans les pages précédentes ! Faites de même pour
le pavé “adresse” lui-même, ainsi qu'avec le nom du signataire, qui varie en
fonction du commercial en charge de tel ou tel client, si besoin.
Question : Si votre lettre commence par “Vous êtes un client fidèle”, comment allez-vous traiter l'accord du masculin ou du féminin ?
Réponse : Recourez aux mots clés, qui apportent un traitement
intelligent de la personnalisation de votre courrier. Dans notre exemple,
la fonction conditionnelle “Si… Alors… Sinon…” est la solution, ainsi libellée
: si “civilité” est égale à “Monsieur”, alors insérer le texte “un client”,
sinon “une cliente”. Lancez la fusion : c'est magique ! Pensez également aux
requêtes, au moment de lancer la fusion (Word 2000) ou de sélectionner vos
données (Word 2003). Très utiles pour filtrer (et ainsi n'expédier votre
courrier qu'à certaines personnes - par exemple, toutes celles du département
59 -), et pour trier vos courriers en fonction de critères précis.
