La boîte à outils du Mind Mapping
Chapitre V : Représenter les séquences

Fiche 02 : Le Kanban

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Publié le 1 déc. 2017

La boîte à outils du Mind Mapping

9 chapitres / 72 fiches

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Suivre votre activité avec un Kanban

En résumé

Le Kanban provient des méthodes de Toyota. C'est un tableau constitué de quatre colonnes :

à faire ;
en cours ;
en attente ;
terminé.

Il permet de suivre ses activités.

Pourquoi l'utiliser ?

Objectif

Le Kanban a pour objectif de visualiser l'avancement des tâches.

Contexte

Gestion de projets : le Kanban permet de suivre l'avancement du projet. Le Kanban s'inscrit en effet dans une logique de flux. En gestion de projets informatiques, les praticiens des méthodes agiles utilisent fréquemment le Kanban. Vous pouvez également utiliser le Kanban pour visualiser l'avancement de l'ensemble de vos projets.
Gestion d'activités : le Kanban peut permettre de gérer vos activités au quotidien.
Industrie : le secteur automobile recourt souvent au Kanban. Il s'inspire des méthodes Toyota et du lean management.

Comment l'utiliser ?

Étapes

Tracez un tableau avec 4 colonnes :
- À faire ;
- En cours ;
- En attente ;
- Terminé.

Notez toutes vos tâches sur des post-it. Une tâche par post-it.
Répartissez vos tâches dans les différentes colonnes.
Mettez à jour régulièrement votre Kanban. Déplacez vos post-it en fonction de l'avancement de vos tâches.

Méthodologie et conseil

Au choix, vous pouvez réaliser votre Kanban :

manuellement : vous utilisez un tableau blanc et des post-it. Vous pouvez également réaliser un Kanban portable à l'aide d'un cahier et de mini post-it ;
informatiquement : désormais, vous trouverez des logiciels ou des services en ligne pour réaliser des Kanban.

Votre Kanban peut être plus ou moins évolué. Vous pouvez très bien créer des lignes par projet par exemple. Vous pouvez également créer différents Kanban par projet ou par rôle. Toutefois, attention à ne pas multiplier le nombre de vos Kanban afin de ne pas perdre votre vue d'ensemble.

De même, votre Kanban peut être plus ou moins détaillé en fonction de vos besoins.

Vous pouvez également indiquer l'urgence d'une tâche en utilisant un post-it rouge.

Avantages

Matérialiser les tâches. Notez vos tâches sur des post-it permet de leur donner corps. De plus, vous utiliserez votre côté kinesthésique.
Disposer d'une vue d'ensemble de vos tâches et surtout de leur avancement.
Transformer le processus en jeu. Vous prenez un certain plaisir à déplacer les post-it d'une colonne à une autre pour arriver à la colonne terminée.
Disposer d'une vue dynamique de votre activité.
Vous engager à l'action, utiliser votre dimension kinesthésique pour déplacer les post-it vous rend actifs. Ce début d'action vous engage à réaliser les tâches matérialisées par des post it.
Partager l'information. Le kanban est en effet un formidable outil pour partager une vision commune des tâches à réaliser.

Précautions à prendre

Prenez soin de choisir du matériel de qualité. En effet, avec le temps certains post-it risquent de se détacher. Vous pouvez naturellement utiliser du scotch en plus. Par ailleurs, prenez le soin de sauvegarder régulièrement votre kanban. Vous pouvez par exemple le prendre en photo tous les soirs pour éviter les éventuelles pertes d'informations. Limitez le nombre de tâches (idéalement à 3 maximum) dans la colonne en cours. En effet, nous ne sommes pas multitâches.