Fiche 18 : La carte projet

Gérer un projet de A à Z via une carte

En résumé

La carte projet permet de gérer un projet de A à Z. Recourir à un logiciel de mind mapping permet de gérer des logiciels avec de nombreuses tâches.

Pourquoi l'utiliser ?

Objectif

La carte projet offre la possibilité d'organiser un projet du début à la fin.

Contexte

La carte projet peut s'utiliser pour tous projets, petits ou grands.

Comment l'utiliser ?

Étapes

• Définissez les objectifs.
• Identifiez les obstacles. Vous pourrez ainsi prévoir des solutions préventives.
• Déterminez les ressources : humaines, financières, matérielles.
• Organisez votre projet. Listez l'ensemble des tâches à l'aide d'une carte brainstorming. Ensuite, planifiez les tâches. Répartissez-les au sein de trois branches : avant, pendant, après.
• Suivez votre projet.
• Tirez le bilan de votre projet.

Méthodologie et conseils

Un bon objectif devrait répondre à l'acronyme SMART :

• Spécifique.
• Mesurable.
• Atteignable.
• Réaliste.
• Temporellement.

Pour les projets composés de nombreuses tâches, utilisez un logiciel de Mind mapping. Certains d'entre eux (comme MindView, XMind et MindManager) permettre également de planifier votre projet sous forme séquentielle à l'aide d'un diagramme de Gantt. Le logiciel XMind vous permettra même d'organiser votre projet au sein d'un classeur. D'autres comme MindManager offre la possibilité d'exporter la carte dans Microsoft Project. Ainsi, vous pourrez disposer d'une carte portail et de sous-cartes pour mieux organiser votre projet. Par la suite, vous pouvez également créer une carte portail pour regrouper l'ensemble de vos projets. Vous pourrez les lier avec des liens hypertextes.

Pour gagner du temps, vous pouvez créer une carte modèle pour tous vos projets. De cette façon, vous serez sûr d'envisager chaque aspect du projet.

Afin d'inscrire votre projet dans la logique de l'action, formulez vos tâches à l'aide de verbes d'action.

Pour organiser le projet, vous pouvez également créer une carte QQOQCCP (Qui, Quoi, Où, Quand, Comment, Combien, Pourquoi) pour faire le tour du sujet et ne rien oublier.

Comment être plus efficace ?

En tant que formateur, vous pouvez utiliser la carte projet pour organiser une formation. Au choix, vous pouvez créer une carte projet avec les tâches de l'ensemble des personnes impliquées ou vous concentrer sur vos tâches.

Vous pouvez concentrer l'information sur une seule carte ou vous pouvez réaliser plusieurs cartes.

Déterminer vos objectifs

Les objectifs pourront être variés : taux de satisfaction, taux d'apprentissage, etc.

Attention, un bon objectif doit rester SMART.

Ex. : Obtenir 80 % des stagiaires de la formation mind mapping du 4 mai 2014 satisfaits au questionnaire d'évaluation finale.

Lever les obstacles potentiels

Dans un premier temps, notez tous les obstacles qui peuvent vous empêcher d'animer la formation :

• formateur absent (maladie, grève, etc.) ;
• stagiaires absents (maladie, grève) ;
• accès bloqué à la salle.

Dans un second temps, tentez de trouver une solution pour chaque problème :

• formateur absent ? prévoir un remplaçant ;
• stagiaires absents ? réaliser la promotion du stage ;
• accès bloqué à la salle ? identifier la personne à contacter aux services techniques.

Naturellement, cette liste n'est pas exhaustive. D'ailleurs, vous ne pourrez pas tout prévoir. Elle a pour but d'anticiper les principaux obstacles qui peuvent se poser sur la route d'un projet.

Identifier les ressources

Listez l'ensemble des ressources :

• humaines :
  • les stagiaires,
  • le formateur,
  • le cadre pédagogique,
  • l'assistante de formations,
  • le service reprographie,
  • le comptable ;

• matérielles :
  • ordinateur portable,
  • vidéoprojecteur ;

• financières :
  • frais de mission (formateurs et stagiaires),
  • rémunération formateur.

Planifier votre projet

Réalisez un brainstorming pour lister toutes les tâches du projet.

Ensuite, répartissez temporellement les tâches :

• avant :
  • promouvoir le stage,
  • établir le programme,
  • déterminer l'itinéraire,
  • réaliser la présentation informatique ;

• pendant :
  • animer la formation,
  • faire tourner la feuille démargement,
  • faire remplir les évaluations aux stagiaires ;

• après :
  • suivre le paiement de l'intervention,
  • suivre le bilan des évaluations.

Si vous utilisez un logiciel de mind mapping, vous pouvez ajouter également des liens hypertextes vers des ressources, par exemple les coordonnées d'un contact.

Tirer le bilan de votre projet

Une fois le projet terminé, prenez un peu de temps pour analyser son déroulement. Profitez-en pour ajouter, dans votre carte, toutes les informations que vous jugerez nécessaires au bon déroulement d'un projet similaire dans le futur. ¦

Cas : Repérer les obstacles de l'organisation d'une formation avec la carte projet

Cette carte représente l'aboutissement d'une réflexion sur les différents obstacles qui peuvent empêcher la réussite du projet " Organiser une formation ".

Dans un premier temps, nous avons organisé un brainstorming pour noter une première couronne d'obstacles autour du centre de la carte. Ensuite, nous avons regroupé les différents obstacles par catégorie. Pour chaque obstacle, nous avons essayé de trouver une solution. Naturellement, nous ne pourrons pas forcément apporter une réponse adéquate pour chaque obstacle. En effet, certains obstacles restent aléatoires et ne dépendent pas directement de nous. Toutefois, le principe reste d'essayer de trouver si possible une solution à chaque problème qui jalonne notre route pour arriver à terminer un projet. Enfin, nous avons élagué notre arbre de possibilités pour garder les obstacles les plus probables. En effet, nous ne disposons malheureusement pas du temps nécessaire pour tout prévenir.

Cette carte des obstacles fera partie intégrante du dossier. Elle peut également constituer simplement un embranchement de la carte portail du projet. Ainsi, elle permet de garder constamment sous les yeux les solutions aux obstacles.