Les documents digitaux en entreprise

L'ère des documents papier est vraiment révolue. La majorité des entreprises sont passée (ou sont en train de passer) du papier au numérique. Certaines sont d'abord passées par le format mobile. Ce changement important a été influencé par divers facteurs.

Télétravail

D’après un sondage Gallup, en 2016, plus de 43% des Américains ont travaillé de leur domicile, c’est à dire en dehors des locaux de leur entreprise. Les employés recherchent la flexibilité et veulent travailler à distance pendant de plus longues périodes.

"Travailler à distance quatre à cinq jours par semaine a augmenté (...) en hausse de 24% à 31%. »

Mais lorsque vous travaillez à distance ou hors site sur le long terme, certains soulignent les défis. La difficulté à établir des relations entre collègues ou à démontrer ces qualités de leadership à cause du manque de présence au bureau. Il en résulte ensuite un développement plus lent des opportunités de carrière et de promotion.

La technologie Virtual Reality pourrait-elle aider à résoudre ce problème? Selon ComputerWorld, la «téléportation» pour travailler via VR pourrait contribuer à créer des liens, à s'immerger dans la culture et à montrer une présence «réelle».

Nouvelles technologies

Il ne fait aucun doute que le fait pour les entreprises de suivre le rythme des progrès technologiques est essentiel à leur croissance et à leur avantage face à la concurrence. Selon les «prévisions mondiales de l'industrie informatique 2017» d'IDC, cette année sera le début d'un changement d'échelle en matière de transformation numérique. De la simple niche à l'adoption anticipée, nous assistons aujourd’hui à l'émergence d'un changement numérique à l’échelle macroéconomique.

«Nous sommes à un point d'inflexion. Au cours des trois à quatre prochaines années, les efforts de transformation numérique ne seront plus, pour la plupart des entreprises, des «projets», des «initiatives» ou des «unités commerciales spéciales». Ils deviendront le cœur même de ce que les leaders de l'industrie font et comment ils fonctionnent. En fait, chaque entreprise (grandissante), quelle que soit son âge ou son domaine d’industrie, deviendra un «natif numérique» dans la manière dont ses dirigeants et ses employés pensent et comment ils fonctionnent. » Frank Gens, IDC SVP et analyste en chef

Coûts d'économie et pression de productivité

Aujourd'hui, les organisations doivent travailler encore plus rapidement et plus efficacement. La numérisation s'avère utile:

• Toujours connecté

«La capacité de travailler de n'importe où et de toujours rester connecté via des téléphones portables, des tablettes et autres appareils mobiles a permis aux employés de rester connectés.», Deloitte

• Collaboration accrue

«Les tablettes sont des appareils idéals pour dessiner et esquisser des idées et des concepts et les partager rapidement avec d'autres utilisateurs. Les tableaux de bord et les outils analytiques permettent de visualiser plus facilement les données, et la manipulation des données avec des interfaces tactiles et leurs fonctions glissantes est plus engageante que les outils d'information commerciaux traditionnels sur un ordinateur de bureau. Les longs documents alliant texte et médias enrichis (comme les brochures commerciales ou la documentation technique) peuvent être lus et annotés plus facilement sur une tablette que sur documents imprimés ou un PC classique. », Computer Weekly

• Processus de décision et de validation plus rapides

La technologie agit comme facilitateur. L'accès aux documents numériques, toujours à jour et disponible de n'importe où, permet une prise de décision rapide. Mais cela ne se produit que si les employés apprennent et s'adaptent rapidement en évitant de revenir aux anciens processus manuels.

Défis

Mais les défis viennent avec tout ce qui est nouveau et inconnu. Alors qu’elle opèrent ce changement, les entreprises d'aujourd'hui doivent anticiper des problèmes pour éviter les trop gros obstacles!

• Quelle sera la nouvelle étiquette numérique dans ma première entreprise numérique?

• Comment puis-je assurer la sécurité des documents numériques?

• Ai-je les compétences appropriées dans mon entreprise?

• Comment puis-je démontrer la valeur de la numérisation?