Planifiez votre logistique

Xavier Lucron Conseil et formateur en marketing

Prenons un exemple simple d'action de marketing direct: après avoir choisi la cible et les arguments de l'offre, vous concevez et faites imprimer les documents (lettre, dépliant, coupon- réponse), tandis que vous recherchez les bons fichiers et les téléactrices qui effectueront la relance téléphonique de prise de rendez-vous.

Question: Comment déterminer l'articulation des tâches entre elles?

Réponse:

Prenez-en compte celles qui peuvent avoir lieu simultanément (il n'est pas nécessaire d'avoir imprimé le mailing pour commencer à rechercher les fichiers), et celles qui doivent obligatoirement être menées successivement (pour dédupliquer les fichiers, il faut d'abord les louer). En pratique, pour chaque tâche, posez-vous la question suivante: «quelle(s) tâche(s) doit (doivent) être terminée(s) juste avant de commencer celle-ci?». Ce qui nous donne, dans la liste de tâche ci-contre:

Question: Comment optimiser la durée de mise en oeuvre de votre action?

Réponse:

Vous allez créer un diagramme avec des «boîtes», dont chacune comportera deux dates et un délai. Vous commencez par remplir la case date de commencement «au plus tôt», en additionnant les durées de chaque tâche. Ainsi, C ne peut commencer qu'au bout de 8 jours, puisque A prend 5 jours et B, 3 jours. Par contre, J ne peut débuter qu'au vingt-troisième jour, bien que I ne dure que 2 jours, puisque le «chemin» qui passe par A-B-C-D prend 23 jours. Vous devez donc à chaque fois que ce type de connexion se présente, choisir la contrainte la plus contraignante. Attention, il s'agit ici de jours ouvrés (du lundi au vendredi dans la plupart des cas).

Ceci fait, calculez les dates de commencement «au plus tard», en remontant depuis la «Fin» jusqu'au début, par soustractions successives des durées. En prenant garde de toujours choisir la contrainte la plus contraignante. Pour finir, calculez la marge de manoeuvre de chaque tâche en soustrayant les deux dates qui la concernent.

Vous constatez alors que H, par exemple, peut commencer aussi bien à J+5 qu'à J+12, sans pour autant retarder l'opération. Un retard pris par un prestataire pour son exécution, du moment qu'elle a commencé à J+5 ou J+7, ne sera pas pénalisant, vous pouvez donc vous contenter d'un contrôle peu drastique sur sa réalisation. Par contre, toutes les tâches dont la marge de manoeuvre est égale à 0 sont cruciales: le moindre retard impactera l'ensemble de l'action. A-B-C-D-J constitue le «chemin critique», selon le jargon utilisé dans ce domaine.