Fiche 04 : Collaborer grâce aux 4R

Créer un rapport collaboratif avec son interlocuteur

En résumé

Cette méthode vise à établir un rapport collaboratif avec l'interlocuteur en utilisant la technique des 4R.

• Recontextualiser : faire que le discours de l'interlocuteur passe du général au spécifique pour que celui-ci soit bien dans le " ici et maintenant ".
• Reformuler : reprendre le discours en restant le plus près possible de ce qui a été dit en évitant toutes distorsions des messages de l'autre.
• Résumer : synthétiser ce qui a été dit depuis le début de l'échange.
• Renforcer : reconnaître l'importance des problématiques de votre interlocuteur.

Cet outil contribue à diminuer les tensions et les inquiétudes de l'autre.

Pourquoi l'utiliser ?

Objectif

Utiliser dans l'entretien une palette technique permettant de rendre celui-ci efficace et collaboratif.

Maintenir grâce à ces techniques une relation de qualité avec son interlocuteur.

Contexte

Inspiré à la fois de " l'entretien motivationnel " de William Miller et Stephen Rollnick et du questionnement socratique, cette méthode des 4R est, avec un peu d'entraînement, d'une efficacité certaine notamment pour établir une ambiance de collaboration avec son interlocuteur.

Comment l'utiliser ?

Étapes

• Recontextualiser. L'interlocuteur a tendance à généraliser les risques et les difficultés de la négociation. La recontextualisation consistera à passer du général au spécifique, en l'aidant à relativiser, en faisant parler spécifiquement des risques de la difficulté et non des difficultés.
• Reformuler. Il s'agit là de reprendre le plus exactement possible ce qui a été dit par l'interlocuteur. Cette répétition qui peut aller jusqu'au " mot à mot " démontrera que vous avez bien écouté et poussera l'autre à expliciter encore davantage son point de vue.
• Résumer. Cette technique est à utiliser pour faire le point et démontrer qu'on a bien avancé, qu'on a fait un réel chemin depuis le début de la négociation. Lors d'un blocage, il est parfois plus utile de faire un résumé plutôt que de poser des questions supplémentaires qui pourraient accentuer le malaise.
• Renforcer. C'est savoir, quand il le faut, reconnaître l'importance des problématiques ressenties par l'interlocuteur. L'attitude classique consiste souvent à les nier. Les difficultés de l'autre l'amènent généralement, de lui-même, à relativiser.

Méthodologie et conseils

Il est indispensable de bien connaître son propre mode de fonctionnement. C'est en sachant se servir de ses propres expériences, de ses sensations, de ses émotions qu'on utilisera au mieux cette technique.

Le résumé se distingue de la reformulation, car il propose un ordonnancement, une structuration des messages, voire une explicitation sémantique des mots utilisés par l'interlocuteur.

Utiliser les " 4R " revient à renforcer et reconnaître l'importance de l'autre dans la négociation. Cette reconnaissance (outil 24), qui se doit d'être réciproque vise à fluidifier la négociation et à déboucher sur une coopération mutuelle. " N'oublions jamais que nous respirons la même oxygène sur notre petite planète ", déclarait John Fitzgerald Kennedy lors de la crise des missiles de Cuba.