Pandora veut mettre fin à la confusion graphique

«Entre la conception d'un document graphique et sa fabrication, il y a un mur. Bien souvent les créatifs ne savent pas si le document qu'ils ont créé correspond à un parc de machines et à de nombreuses étapes de fabrication. Il y a un besoin d'optimisation. Pandora se définit comme "cost controler". Sa mission : contrôler et optimiser tous les frais techniques des supports imprimés de communication. » Nathalie Tournier a fondé Pandora en 1994. Sur un constat simple : la diversité des métiers, des process, des techniques et des systèmes qui interviennent dans la chaîne graphique fait que peu d'entreprises peuvent consacrer suffisamment de temps et d'énergie à rechercher des solutions réellement adaptées à leurs besoins. Achat d'art, prises de vues, exécution, achat papier, photogravure, impression, conditionnement, fax, marketing direct et routage, transport, tous ces domaines sont analysés, décortiqués et optimisés par les experts de Pandora.

Méthodologie rigoureuse

Le coeur du métier de Pandora, outre son expertise obtenue grâce aux missions qu'elle a remplie pour des clients, tels que PPR, Promodès, Club Med ou encore Bouygues Telecom, c'est sa base de données des fournisseurs européens participant à la réalisation des supports de communication. Cette mine d'or, qui porte sur l'ensemble du parc industriel européen couvrant l'édition, l'emballage et le marketing direct, est réactualisée en permanence. Bien que disposant de cette base de données fournisseurs, Pandora n'achète rien afin de conserver une totale indépendance et impartialité dans son rôle de conseil. Pourtant, cette entreprise, de par ses nombreux clients, dispose d'une force d'achat représentant 450 000 tonnes de papier. Le principe des interventions de Pandora passe par une méthodologie rigoureuse. Afin d'établir un référentiel, le client doit présenter un exemplaire physique des produits analysés, comprenant leurs données financières - devis, factures... -, recenser l'ensemble des contraintes opérationnelles propres à l'entreprise, ainsi que les aspects juridiques. Tous ces éléments serviront à établir un référentiel qui comprendra la totalité des éléments financiers, techniques et opérationnels des produits étudiés. Sur la base du cahier des charges défini dans le référentiel, le rapport d'expertise de Pandora va présenter l'optimisation des coûts d'achat à l'identique, les améliorations techniques et de process possibles et les recommandations organisationnelles.

Engagement de résultats

A partir de ce rapport d'expertise, Pandora s'engage sur la réalisation des économies identifiées. Elle négocie ou assiste ses clients dans la négociation avec les fournisseurs. Pour que tous les services de l'entreprise concernés par la fabrication de la communication participent pleinement à la réalisation du projet, elle crée des groupes de travail par process, offrant à chacun l'opportunité de collaborer sur les mêmes bases, ce qui permet l'implication des services internes dans toutes les évolutions ou les modifications organisationnelles recommandées. Elle conçoit et met en place un contrôle de gestion précis, qui vérifie, au mois par mois, la réalisation des économies proposées. Enfin, le savoir-faire de Pandora est transmis au client. Quant à la rémunération de ses services, les honoraires de Pandora sont calculés sur le montant des économies réalisées et sont donc directement associés aux résultats. La base de données fournisseurs de Pandora sera très prochainement mise en ligne, en mars 2001, sur le site B to B ozana.com. Une plate-forme évolutive et personnalisable, sous la forme de modules, qui permettra à ses utilisateurs de connaître les prix moyens des marchés, établir des devis rapides, trouver les meilleures solutions techniques et tarifaire... Mais, également, gérer des appels d'offres en ligne, accéder à des offres promotionnelles de papier de la part des fournisseurs ou encore de temps-machine. Enfin, contrôler la gestion des réalisations produit par produit, dans le temps, sur plusieurs mois, voire plusieurs années. Ozana.com sera également dupliqué dans les Intranet de ses clients. Sous le nom de Oz-Planet, ces modules permettront de renforcer l'optimisation de la gestion en interne. Chaque service de l'entreprise y aura accès. Ceux du marketing auront une vue globale et chiffrée en temps réel de leurs opérations. Tous les services concernés par la chaîne graphique, services administratifs, financiers et de production, travailleront sur la même base, sans rupture. Outil de workflow, les Oz-Planet permettront de réguler les flots de fabrication, ainsi que la facturation et la sécurisation des paiements en ligne. La Pandora de l'Antiquité avait répandu dans la nature tous les maux de l'Humanité. La moderne tente, avec succès semble-t-il, de mettre un terme à cette confusion graphique.

Bouygues Telecom fait sauter les murs

« Ce qui nous a intéressé chez Pandora, c'est leur compétence sur les détails des coûts de fabrication d'un élément de communication. Nous faisons fabriquer de nombreux documents, brochures, mailings et nous voulions savoir si nous payions le juste prix. Grâce à cette société, nous avons pu connaître le prix objectif de nos opérations. » Olivier Stephan, directeur administratif et financier de la division communication Bouygues Telecom, a recours depuis plus d'un an aux services de Pandora. Avec succès puisque, selon lui, Bouygues Telecom a réussi à économiser jusqu'à 25 % sur les frais techniques de sa communication graphique. Le principe de fonctionnement de la prestation est simple. Un opérationnel veut concevoir un document de 28 pages. Il précise le nombre de photos qu'il veut y mettre et prépare son devis. Pandora dispose dans sa base de données du prix unitaire de chaque opération. « Connaissant le prix le plus bas, nous présentons un appel d'offres sur cette base, ajoute Olivier Stephan. Mais nous avons aussi une approche qualitative, donnant un prix objectif en tenant compte du niveau de qualité désiré. » Bouygues Telecom a conclu un contrat sur une année avec Pandora et cherche à pérenniser ses relations. Probablement grâce à l'offre du site B to B ozana.com. La base de données en ligne permettra aux opérationnels, peu au fait des problèmes de fabrication, de simuler les coûts avant de lancer une opération, voire de lancer un appel d'offre en ligne. Mais aussi de mettre en place des outils de tracking et de planning, en partenariat avec les fabricants, avec des alertes afin de fluidifier création et fabrication. « Nous voulons limiter les échanges papier en interne, précise Olivier Stephan. Avec des outils simples qui permettent de surmonter les murs qui s'érigent entre chaque service. »