Fiche 03 : Le drive temps-valeur

Fixer un temps limité aux tâches à faible valeur ajoutée

En résumé

Bien souvent, nous estimons la durée nécessaire pour faire une tâche. Quelle que soit sa valeur, notre calcul se base sur le temps nécessaire à sa réalisation.

Le drive temps-valeur (du verbe anglais to drive, conduire) considère d'abord la valeur ajoutée de la tâche. Si celle-ci est faible, quatre stratégies permettent de gagner du temps :

• Faire le juste nécessaire,
• Rationnaliser les tâches,
• Faire radicalement différemment pour faire des économies substantielles,
• Supprimer les tâches inutiles.

Alors nous pourrons consacrer plus de temps aux travaux qui en valent la peine.

https://goo.gl/EtVuIR

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Pourquoi l'utiliser ?

Objectif

Le but est de gagner du temps sur les tâches à faible valeur ajoutée au profit des plus importantes.

Contexte

Faites cet exercice pour " nettoyer " votre liste de tâches à faible valeur ajoutée (cadrans C et D de la matrice des priorités) avant de les planifier.

Comment l'utiliser ?

Étapes

• Actions de type 1 : faites le juste nécessaire pour gagner 10 à 15 %.
  • Elles s'appliquent à tout et surtout aux demandes en marge de votre mission auxquelles vous ne pouvez pas vous soustraire.
  • Cadrez les demandes pour en faire le minimum : fournir les données brutes, un exemple, réduire le champ de l'étude, etc. Répondez au besoin plutôt qu'à la demande.
  • Interdisez-vous tout perfectionnisme. Pas de mise en forme ni de relecture.
• Actions de type 2 : rationnalisez pour gagner 40 à 50 %.
  • Le temps de réflexion sera rentabilisé sur les tâches récurrentes ou lourdes.
  • Allégez le processus, supprimez des étapes, changez l'ordre des actions pour que ce soit plus fluide, simplifiez le livrable.
  • Automatisez tout ou partie de la tâche. Exploitez les outils bureautiques : modèles réutilisables, liens permanents, raccourcis.
  • Économisez le temps de " mise en route " en Regroupant une somme de petites tâches ou en les traitant " à chaud " au fil de l'eau.
  • Espacez les rythmes pour la portion congrue de votre " portefeuille " (exemples : clients, produits à faible CA).
• Actions de type 3 : faites " radicalement différent " pour gagner 80 ou 90 %.
  • Ce défi créatif est d'autant plus efficace que les délais sont courts.
  • Pour vous décadrer et trouver des solutions créatives, imaginez que vous deviez répondre au besoin en divisant le temps de la tâche par 50 : votre cerveau cherchera une manière radicalement différente de faire.
  • Exemples : donner accès à un site de référence plutôt que rédiger un document ; acheter une prestation toute faite ; faire un schéma (outil 53) plutôt qu'un long discours ; réduire à un seul message une présentation et faire des ateliers plutôt qu'un exposé.
  • Explorez vos options de délégation (outil 18).
• Actions de type 4 : supprimez pour gagner 100 %.
  • Certaines tâches ne méritent même pas une minute de votre temps. Relativisez l'enjeu à " ne pas faire ". Ne répondez pas à tous les mails, à toutes les sollicitations (outils 10 et 12), refusez des réunions.
  • Négociez la suppression de tâches récurrentes dont vous ne voyez pas l'intérêt. Vous serez peut-être surpris ! Sinon, négociez une action de type 3 ou a minima de type 1.

Méthodologie et conseils

• Pour gagner le maximum de temps sur une tâche, considérez toutes les options possibles en partant des actions de type 4.
• Réalisez ces tâches en " heures creuses " (outil 19) pour ne pas pénaliser votre productivité sur les tâches à haute valeur ajoutée. ¦