Fiche 04 : Les engagements mutuels

Mieux vaut négocier et tenir que céder et trahir

En résumé

Les engagements mutuels peuvent être de deux ordres :

• Des engagements opérationnels portant sur des livrables à fournir ou des informations à communiquer. Ils permettent à chacun de s'organiser en sachant qu'il peut compter sur la fiabilité des autres ;
• Des engagements sur les processus de travail ou la manière dont nous communiquons ensemble. Ils impactent directement la coopération en construisant un climat de confiance où chacun se sent respecté.

Il ne s'agit pas de bouleverser nos habitudes. Mais de prendre une succession d'engagements réalistes que nous serons en mesure de tenir.

Pourquoi l'utiliser ?

Objectif

Les engagements mutuels favorisent l'efficacité collective à double titre. Ils permettent à chacun de s'organiser au mieux et contribuent à instaurer la confiance.

Contexte

Ils s'appliquent à toute demande opérationnelle (suite à un mail, un entretien, une réunion, etc.).

Ils peuvent aussi concerner les processus de travail en commun : transmission des informations, alertes, méthodes de travail et jusqu'à la manière de communiquer ensemble. Dans ce cas, ils sont forcément bilatéraux.

Comment l'utiliser ?

Étapes

• Prenez des engagements réalistes.
  • Soyez précis dans ce que vous promettez, ne laissez pas place à l'interprétation. Votre interlocuteur risquerait d'être déçu.
  • Pour les demandes opérationnelles, mettez-vous d'accord sur le livrable, décrivez-le. Indiquez une date précise de remise.
  • Concernant les processus, précisez les situations et les cas d'exclusion s'il y en a.
• Le cas échéant, négociez.
  • Tenez compte de ce qui est le plus important pour votre interlocuteur. Le délai ou la richesse du livrable ? Accepterait-il une livraison partielle à date et la suite plus tard ?
  • Pour les processus, dites clairement ce qui est difficile pour vous. Expliquez comment vous fonctionnez pour que la personne ne puisse interpréter vos actes comme un manque de respect à son égard. Trouvez un juste milieu entre vos habitudes et ses besoins.
• Invitez l'autre à s'engager aussi.
  • Pour les demandes opérationnelles, vous pouvez par exemple demander d'être tenu informé de l'utilisation de ce que vous fournissez. Ou demander à votre interlocuteur de s'engager sur une autre demande qui vous fera gagner du temps.
  • Concernant le processus de travail en commun, il y a toujours une contrepartie à demander. Par exemple, vous aider à progresser sur ce qui vous semble difficile : " peux-tu me signaler lorsque je... ? ". Il vaut mieux mettre votre interlocuteur de votre côté que de générer de la frustration chez lui.
• Tenez vos engagements ou alertez.
  • Rappelez ce qui était convenu lorsque vous remettez vos livrables.
  • Si vous avez du retard, alertez en amont la personne pour qu'elle puisse anticiper son organisation.
  • Pour les processus de travail, proposez un bilan après quelques semaines. Le but est de valoriser que les engagements ont bien été tenus pour renforcer la coopération.

Méthodologie et conseils

• Si votre interlocuteur ne tient pas ses engagements opérationnels, mettez en place avec lui un engagement sur le devoir d'alerte.
• S'il ne tient pas ses engagements concernant le processus, creusez ce qui le gêne vraiment et trouvez un mode de fonctionnement réaliste pour vous deux (outil 35). ¦