Fiche 05 : L'esprit d'initiative

Agir de façon proactive pour éviter les risques et saisir les opportunités

En résumé

La prise d'initiative est une compétence très prisée par les employeurs, parce que les procédures ne peuvent pas tout prévoir.

Contrairement à la démarche d'innovation individuelle (outil 47) avec laquelle il est souvent confondu, l'esprit d'initiative s'exerce dans le cadre de nos missions habituelles - même s'il nous pousse à dépasser le cadre de nos responsabilités.

Il implique une posture ouverte, attentive à l'environnement et une capacité à se projeter dans le futur pour anticiper les risques et percevoir les opportunités d'efficacité. Surtout, il se concrétise dans l'action proactive.

Pourquoi l'utiliser ?

Objectif

L'esprit d'initiative anticipe les obstacles pour réduire les risques et recherche toute opportunité d'efficacité individuelle ou collective.

Contexte

Il s'exerce au quotidien dans le cadre ou en marge de nos missions. Nous le distinguerons ici de la démarche d'innovation individuelle (outil 47) qui a pour but des améliorations de rupture.

Comment l'utiliser ?

Étapes

• Identifiez les risques et les opportunités.
  • Qu'est-ce qui pourrait vous empêcher de livrer votre travail dans les délais ? Quels sont les points de fragilité de vos fournisseurs ? Au besoin faites un rétroplanning et identifiez les délais incompressibles.
  • Veillez à préciser les besoins de vos clients internes ou externes : quels sont les risques d'une livraison non conforme ? Remontez des informations précises à vos fournisseurs.
  • Quels sont les imprévus qui pourraient entraver la bonne marche du travail ? Les demandes de modification probables ?
  • Exploitez votre expérience passée : quels sont les erreurs ou dysfonctionnements à éviter ? Comment gagner en productivité collective ?
• Évaluez l'enjeu.
  • Évaluez la criticité des risques : plus leur probabilité est importante, plus ils valent la peine d'être anticipés. Plus les conséquences sur le résultat final sont graves (travail à refaire, gros retard sur le délai, non-conformité), plus il est vital de les traiter.
  • Estimez le bénéfice à saisir l'opportunité d'un fonctionnement plus productif : gain de temps pour chacun, fiabilité du délai, création de valeur, etc.
• Agissez sans attendre.
  • Prenez les décisions qui sont en votre pouvoir, faites ce qui peut être anticipé pour sécuriser le résultat.
  • Proposez des solutions pour éviter ou réduire l'impact des risques, ou invitez les personnes concernées à réfléchir avec vous.
  • Proposez des idées pour mutualiser des ressources et rationnaliser le travail.
  • Proposez un fonctionnement efficace : réunion de cadrage collective pour éviter les malentendus, points d'avancement réguliers, méthode de travail, utilisation d'un Sharepoint ou d'une Dropbox, etc.
  • Alertez le plus tôt possible les personnes idoines des risques identifiés hors de votre champ de responsabilité.
  • Proposez votre aide pour accomplir un travail, prendre en charge une responsabilité jusqu'alors mal définie ou oubliée.
• Pilotez la réalisation.
  • Prenez en charge le suivi des actions décidées, relancez les acteurs si besoin.
  • Restez à l'affût des imprévus.

Méthodologie et conseils

• Dialoguez le plus souvent possible avec les personnes qui se trouvent en amont ou en aval de votre chaîne de valeur. Vous identifierez mieux les besoins, les risques ou défaillances probables et les opportunités.
• Comparez l'enjeu avec l'effort à fournir pour éviter un risque ou saisir une opportunité. La balance doit rester positive ! ¦