Organisez un petit déjeuner VIP !

Comment les inviter ?

Réponse : Les meilleurs résultats, dans le contexte d'un petit déjeuner, sont obtenus grâce à une invitation cartonnée de qualité (2 volets, soit 4 pages format italienne - largeur 21, hauteur 10,5 cm -, accompagnée d'une lettre du P-dg signée de sa main. Le tout inséré dans une enveloppe porteuse sans fenêtre, affranchie d'un vrai beau timbre de collection, avec une adresse manuscrite. Comment faire, si vous devez inviter plusieurs centaines de personnes ? Attachez de pauvres stagiaires sur leur chaise ou, mieux, recourez à un routeur capable de mécaniser ce type d'affranchissement et d'imprimer les adresses en bleu sur vos enveloppes avec une police de caractères très “script”. Quant à la vraie signature sur la lettre, les machines de l'incontournable spécialiste Signascript s'en chargeront… Vos destinataires doivent recevoir leur invitation au minimum 4 semaines avant votre manifestation, afin de maximiser la probabilité qu'ils soient disponibles. Et, dans les 72 heures qui suivent, relancez-les par téléphone. Pour finir, un e-mail de verrouillage deux jours avant l'échéance améliore encore les résultats.

Quels horaires programmer ?

Réponse : Un des attraits majeurs du petit déjeuner est qu'il ne grève pas la journée des participants. Commencé tôt, entre 8h 30 et 9h 00 (le public est convoqué 15 mn avant), il finit rapidement, deux heures plus tard au maximum, en milieu de matinée. Les horaires annoncés doivent être tenus à la minute près, non seulement pour faire preuve de professionnalisme, mais aussi pour s'assurer de la fidélité aux prochains petits déjeuners. Seuls ceux qui veulent en savoir davantage resteront plus longtemps.

Quel sujet traiter ?

Réponse : Un livre, un film se vend surtout grâce à son titre, qui attire l'attention et excite la curiosité, poussant l'interpellé à en apprendre davantage. Le petit déjeuner ne déroge pas à cette règle. Ainsi, il aborde une question d'actualité. Elle peut être un sujet rebattu mais abordé sous un angle inhabituel, voire à contre-courant (“Et si le “sans-fil”était un flop ?”), la présentation de l'utilisation récente d'un outil par une branche professionnelle (“L'intérêt de la méthode ABC pour la grande distribution”), d'un produit ou d'une technique entièrement nouveaux... L'idée est de ne jamais recourir à l'une de vos marques dans le titre, mais d'élever le débat par une approche plus globale : “Présentation d'opérations SMS-mailing réalisées par la société Martin” n'intéresse personne, contrairement à “Le SMS-mailing est-il trop intrusif ?”. L'invité doit être en mesure d'appréhender instantanément en quoi le sujet rentabilise son effort à venir. Et évidemment, à chaque petit déjeuner, le thème change.

Comment le traiter ?

Réponse : A moins de s'appeler Coca-Cola, Kodak ou Disney, une longue présentation de la société ne draine pas les foules. Même si les participants ne sont pas dupes et devinent pourquoi, in fine, la rencontre est organisée, ne leur donnez pas l'impression qu'ils sont venus pour se voir vendre quelque chose. Les références mercantiles trop présentes émaillant toute la séance sont à proscrire. Inviter plusieurs experts extérieurs, comme le pratique BASF IT, apporte au contraire une crédibilité au traitement du thème. Ils tiennent alors le rôle des “personnalités” de la manifestation. Où les “recruter” ? Parmi les bons clients, les consultants indépendants, les journalistes spécialisés, les auteurs d'ouvrages sur le sujet abordé…

Comment dynamiser la présentation ?

Réponse : Les auditeurs, matinaux et en position passive, doivent lutter contre l'endormissement ! La collation qui leur est servie ne suffit pas à les maintenir en éveil. L'animateur joue ici un rôle capital : organisateur de la séance, il tisse un lien entre les items parfois disparates du thème traité, résume, puis passe la parole souvent mais peu de temps aux personnes de la tribune, plutôt que de les faire intervenir longuement, les unes à la suite des autres de façon linéaire..., et plate. La motivation des participants VIP est d'apprendre, mais aussi d'échanger leurs expériences, leurs points de vue, leurs cartes de visites… Après que les orateurs ont conclu leur exposé, un micro mobile est offert aux questions et aux remarques pour ouvrir un débat. Souvent difficile à lancer, cette phase est délicate. Pour combattre l'inertie du public, l'animateur commence par poser une, voire plusieurs questions, en réalité préparées et connues des intervenants…

Comment conclure ?

Réponse : A l'issue de la manifestation, quelques personnes resteront, généralement pour soumettre une problématique qui leur est spécifique. Pourquoi les autres partent-elles si vite ? Du fait même du concept du petit déjeuner : très intéressées ou non, elles souhaitent regagner leur bureau pour rentabiliser, à court terme, leur matinée. Tant mieux : l'expérience montre que l'on dispose rarement d'une équipe suffisante pour traiter simultanément toutes les demandes des participants. Mais, dans tous les cas, leur départ doit s'accompagner de la remise d'un support de présentation. Il résume les sujets abordés et les solutions préconisées, formalisés par une copie des écrans projetés, par exemple, et bien sûr... d'une plaquette de présentation de la société et de ses produits, assortie du nom et des coordonnées d'un interlocuteur précis ! Une relance téléphonique deux jours plus tard, sous prétexte de leur demander leur avis sur l'intérêt de la session, permet de renouer très vite le contact, en vue d'un rendez-vous…