Le Women's Forum digitalise ses événements

La plateforme Women's Forum qui met en lumière les nombreuses voix des femmes afin de construire un monde plus inclusif renouvelle sa confiance auprès d'Inwink, solution SaaS d'event-marketing, pour digitaliser ses événements et animer sa communauté. La collaboration a été initée en 2019.

Encourager la contribution des femmes dans l'économie et la société

Le Women's Forum for the Economy & Society, filiale du Groupe Publicis, oeuvre pour promouvoir la diversité dans le monde des affaires, et élaborer des plans d'action novateurs pour encourager la contribution des femmes dans l'économie et la société.

Cette mission donne lieu à l'organisation régulière d'événements internationaux qui rassemblent dirigeants et influenceurs, femmes et hommes, de tous secteurs d'activité et de toutes les régions du monde, pour débattre et faire avancer des sujets économiques, sociétaux, et sociaux majeurs.

Les deux grands enjeux de la stratégie événementielle de Women's Forum sont :

-Le passage au format digital, un virage réussi en 2020 et confirmé en 2021

-L'animation de sa communauté tout au long de l'année

Du physique au digital

Face à la crise sanitaire du covid-19, le Women's Forum a su rebondir de manière très agile pour :

-Reprogrammer en format digital les événements initialement prévus en physique comme l'événement phare annuel Women's Forum Global Meeting

-Mais surtout repenser la stratégie événementielle et de communication dans son ensemble pour l'adapter au digital (de nouveaux formats d'événement récurrents, des participants et des intervenantes pouvant se connecter depuis n'importe où dans le monde)

Avec inwink, l'organisation est aujourd'hui en mesure de gérer de front une stratégie événementielle ambitieuse en physique comme en digital.

Le format digital permet à des participants du monde entier d'assister aux événements Women's Forum. Les taux de participation de ces différentes sessions en ligne est donc très élevé (+20 000 inscrits aux conférences In Her Words, jusqu'à 1000 participants par session).

Des intervenantes internationales prestigieuses telles que Hillary Clinton, Melinda Gates, Madeleine Albright ou encore Kristalina Georgieva ont pu intervenir en live ou en simulive, soit depuis un plateau avec une régie, soit tout simplement depuis leur propre bureau ou domicile.

Les participants en ligne sont très engagés et beaucoup d'échanges sont enregistrés dans le chat durant les sessions, grâce à l'animation des équipes Women's Forum.

Quelques exemples de formats d'événements digitaux :

-Global Meeting (novembre 2020) : Événement phare annuel, organisé pour la première fois en 100 % digital en 2020

-In her words : Prises de paroles de femmes d'influence. En partenariat avec le New York Times

-Daring Circles : Cercles de discussions autour de sujets identifiés (santé, IA, business, climat...). Ce format d'événement intègre des tables de networking pour des échanges informels entre participants, intervenants, partenaires.

Animer les communautés du Women's Forum tout au long de l'année

Le passage au format digital permet au Women's Forum d'entretenir un lien permanent avec les communautés tout au long de l'année : en effet, le public est plus facile à atteindre, la durée de vie des événements est étendue grâce aux replays et les possibilités sont démultipliées grâce au digital.

Le Women's Forum va utiliser le nouveau module de Gestion Des Communautés d'inwink pour animer deux communautés :

-Sa communauté globale qui compte plus de 30 000 membres

-La communauté des Rising talents

Cela revient à créer une interface digitale à laquelle les membres de la communauté peuvent se connecter tout au long de l'année pour accéder à des contenus, des événements, des opportunités de networking qui leur sont dédiés.

Des enjeux pour faire rayonner les événements et l'organisation à l'international

- Mettre en avant la marque Women's Forum for the Economy & Society

Les sites web événementiels du Women's Forum sont générés en marque blanche à partir du CMS (système de gestion du contenu) inwink. L'expérience de marque est commune d'un événement à l'autre, et couvre tout le cycle de l'événement (de l'inscription au mail de remerciement).

- Des données intégrées en temps réel au CRM

Les données collectées pendant les événements sur inwink sont synchronisées en temps réel dans Salesforce, ce qui permet de mettre à jour automatiquement les fiches contacts et la base de données. C'est un élément clé pour l'animation des communautés.