Business case : définition, objectifs et mode d'emploi

Le business case ou étude d'opportunité sert de document de cadrage à un porteur de projet. Sa rédaction permet au titulaire du projet de convaincre sa direction. Pour cela, le business case doit présenter des arguments pertinents, chiffrés et clairs. Pour le décisionnaire, ce document lui donne les informations nécessaires à la validation du projet. Bien que la rédaction du business case soit moins contraignante que celle d'un business plan, elle doit quand même comprendre plusieurs parties incontournables.

Qu'est-ce qu'un business case exactement ?

Le business case se traduit par « étude d'opportunité » en français. Ce terme anglais désigne un document qui présente des arguments justifiant d'investir dans un projet. Son utilisation est plus courante dans les grandes entreprises. Le business case permet aux dirigeants de prioriser le projet d'une équipe aux dépens des autres.

La rédaction du document revient à l'équipe chargée du projet. Elle se charge ensuite de sa présentation auprès de la hiérarchie pour validation.

Un business case doit démontrer la pertinence du projet. Pour cela, il doit répondre aux questions suivantes : quoi ? pourquoi ? qui ? combien ?

Quoi ?

Cette étude d'opportunité explique en détail le processus de réalisation du projet. Quels sont les départements concernés ? Quels sont les objectifs du projet ? Prenons l'exemple d'une équipe de production au sein d'une grande industrie. Son projet consiste à remplacer des machines vétustes datant de plus de vingt ans par des appareils modernes.

Pourquoi ?

Le document explique l'intérêt de ce projet pour l'entreprise. Quels sont les bénéfices d'une telle action ? L'objectif n'est pas forcément commercial et financier. Cela peut être une amélioration de l'organisation. En reprenant le même exemple, l'opération de remplacement des machines permettrait de réduire le coût de production de 5 %. Elle allégerait également les frais de maintenance annuelle de 5 000 euros.

Qui ?

Le business case doit préciser les moyens humains nécessaires pour la réalisation du projet. Quelles sont les équipes concernées ? L'entreprise devra-t-elle engager des prestataires ?

Dans le même exemple, le remplacement stoppera la production pendant trois jours. L'installation est effectuée par le fournisseur lui-même.

Combien ?

L'aspect financier constitue un argument important aux yeux des décisionnaires. Le document doit donc chiffrer clairement le coût du projet et les bénéfices attendus.

La direction de la production estime le coût de remplacement à 150 000 euros. Par contre, elle espère réaliser un gain total de 175 000 euros en s'appuyant sur le volume de production prévu sur les anciennes machines.

Quels sont les intérêts de rédiger ce document ?

Le business case est un document d'analyse des opportunités d'un projet. Sa rédaction intervient donc en amont de sa réalisation. Ce document permet au porteur de projet de convaincre sa direction d'accorder les moyens financiers.

Priorisation d'un projet

Au sein d'une grande entreprise, des dizaines de projets sont en attente de réalisation. Elle ne peut pas tous les réaliser sur la même période. Le business case permet aux dirigeants de choisir ceux qui doivent passer en priorité. Pour cela, ils effectuent une comparaison de la rentabilité en s'appuyant sur le document.

Par conséquent, un business case doit présenter des arguments convaincants, appuyer sur la rentabilité et les opportunités du projet, etc. afin qu'il passe en premier.

Présentation des opportunités

Pour réaliser un projet, son porteur a besoin de l'aval des décisionnaires. Cet aval permet de débloquer les moyens financiers et humains. De ce fait, le business case doit présenter des arguments financiers clairs. Pour cela, le porteur met en avant les bénéfices attendus et les moyens déployés pour atteindre ce résultat. Notons que les arguments se basent sur des calculs fiables de la rentabilité.

Document de cadrage

Au-delà de la présentation à sa direction, le business case sert aussi de document de cadrage à l'équipe. Bien que le projet soit encore à l'état d'idée, le document décrit déjà les moyens matériels, humains et financiers nécessaires. Il détaille également les délais de réalisation.

En cas de validation, le porteur du projet s'appuie sur les éléments du business case pour fixer un cadre.

Quelles différences entre un business case et un business plan ?

Les deux termes anglais peuvent se confondre facilement. Pourtant, il s'agit de deux concepts différents. Le business plan est un document rédigé par un entrepreneur pour la création de son entreprise. Celui-ci donne des détails sur le plan de développement des activités. De son côté, le business case fait référence à un projet au sein de l'entreprise. En somme, un business plan donne une vision sur le long terme tandis que le business case est une approche sur le court terme.

Par ailleurs, le business plan est un document théorique, c'est-à-dire basé sur des hypothèses. À l'inverse, le business case donne des détails concrets sur les actions à mener dès l'aval des décisionnaires.

La rédaction d'un business plan suit des normes strictes. Pour cause, le document est destiné généralement aux institutions financières et aux investisseurs. La rédaction d'un business case n'est pas aussi contraignant.

Comment rédiger un business case ?

La rédaction de ce document passe par les étapes suivantes :

• introduction : le document a besoin d'un executive summary pour introduire le projet. Cette partie résume les opportunités, les moyens mobilisés, les résultats attendus et la rentabilité du projet. Il est important de soigner la rédaction de ces lignes puisque c'est la partie consultée par les décisionnaires en premier.
• présenter le problème et l'opportunité à saisir : une analyse met en exergue la problématique de base sans entrer dans les détails. Cette partie permet juste aux lecteurs de visualiser la portée des solutions proposées.
• analyse en détail : elle complète la partie précédente en présentant des détails précis. Ici, le porteur explique les origines du problème. Quels sont les éléments déclencheurs ? Comment les résoudre ? Il peut utiliser des outils d'analyse comme la matrice SWOT pour appuyer ses propos.
• présenter les solutions : cette partie énonce les solutions envisagées pour résoudre la problématique. L'objectif est ici d'introduire la solution choisie par l'équipe.
• présenter les bénéfices du projet : le document prévoit une section entière destinée aux gains attendus. Cela peut être des bénéfices financiers, une amélioration de la qualité des services, une optimisation d'un processus en interne, etc.
• estimer les ressources : le business case doit faire un inventaire des ressources nécessaires pour la mise en oeuvre du projet. Cette partie synthétise les moyens financiers, humains et matériels mobilisés.
• planifier : cette section sert de cadrage à la réalisation du projet si elle est validée par la direction. Elle donne une idée de l'échéance, des impacts de sa réalisation (exemple : un arrêt de la production), etc.
• présenter les risques : bien qu'il présente les opportunités, le business case doit également présenter les contraintes du projet. (exemple : la nécessité de faire appel à un prestataire à cause d'un manque de compétences en interne).