Logiciel RH : Comment choisir la bonne solution ?

Découvrez dans cet article comment trouver un logiciel de gestion RH efficace. Nos experts vous donnent leurs conseils dans le choix d'un logiciel RH.

Comment trouver un logiciel gestion RH efficace ?

Dans un service de ressources humaines, la présence d'un logiciel RH bien pensé et bien choisi peut véritablement faire la différence pour gagner du temps au quotidien et automatiser certaines tâches. Pour cela, plusieurs critères sont à prendre en compte afin de pouvoir opter pour un logiciel de ressources humaines véritablement adapté à son besoin et à celui de son entreprise. Alors quels sont ces fameux critères à prendre en compte ? Quelles sont les différentes étapes dans le choix d'un logiciel RH ? Réponses !

Un logiciel RH, c'est quoi ?

Peu connu du grand public, le logiciel RH ou logiciel SIRH est en fait un grand classique des services ressources humaines de nombreuses entreprises. Ce logiciel dispose de nombreuses fonctionnalités administratives différentes, mais aussi des outils dédiés à la gestion des talents ou encore aux procédures internes.

Le logiciel de gestion RH est utilisé pour plusieurs raisons différentes en entreprises. Il permet d'améliorer la productivité en automatisant certaines tâches, mais aussi en simplifiant l'accès à de nombreuses données. Il permet par ailleurs d'effectuer certaines tâches de manière plus confidentielleet sécurisée. Il favorise l'agilité avec la mise en place d'une adaptabilité personnalisée selon les besoins pour améliorer une nouvelle fois le gain de temps et la productivité. Il contribue bien évidemment à simplifier le quotidien des professionnels du domaine RH ce qui leur permet dans le même temps de se consacrer davantage aux relations humaines par exemple.

En somme, qu'il s'agisse de centraliser plus efficacement les données ou de fluidifier certains processus, le logiciel SIRH trouve très vite sa place en entreprise qu'il s'agisse des plus grandes structures comme des PME. Mais encore faut-il choisir la bonne plateforme, celle qui saura se montrer suffisamment polyvalente pour accompagner l'entreprise dans ses projets et son évolution et répondre aux besoins concrets du quotidien.

Définir les fonctionnalités et critères importants d'un logiciel de ressources humaines

Pour pouvoir choisir un logiciel RH, il convient avant tout de savoir pourquoi on aura besoin de ce type d'outil. Cela demande un premier travail en amont qui nécessite d'identifier les processus que l'on souhaite mettre en place et/ou faciliter, de façon à ne pas partir tête baissée vers un outil qui ne correspondrait pas à ses besoins.

Comprendre ses besoins

Avant même d'aborder la question des fonctionnalités souhaitées, clarifier ses besoins est donc essentiel. En ce sens, différents outils en ligne permettent d'aider les entreprises à comprendre ce qu'elles sont en mesure d'attendre d'un nouvel outil. Certains logiciels proposent même des études préalables, justement pour aider les entreprises à y voir plus clair et à cibler leurs besoins.

Plusieurs questions doivent alors se poser afin d'identifier le besoin, les objectifs à atteindre, le périmètre concerné, le contexte actuel dans lequel le besoin s'ancre, les attentes, les délais, etc. Ce n'est qu'ensuite qu'il sera possible d'identifier les fonctionnalités, mais aussi les critères qui seront essentiels dans le cadre du choix de son logiciel RH.

Identifier les fonctionnalités souhaitées

Si l'on retrouve de nombreuses fonctionnalités communes d'un logiciel RH à l'autre, il convient de s'assurer que celui choisi dispose bien de celles que l'on recherche. Et pour cause, les fonctionnalités accessibles sur un logiciel de gestion en ressources humaines peuvent être nombreuses. On peut notamment citer :

- La numérisation des dossiers du personnel pour un accès simplifié et une gestion des données beaucoup plus rapide

- Le recrutement et la gestion des candidatures pour faciliter le processus de recrutement et centraliser les informations sur une plateforme unique

- La gestion des temps et des activités des collaborateurs pour suivre les heures de travail directement depuis le logiciel SIRH, mais aussi mieux gérer les plannings

- La gestion des congés et absences, toujours dans l'idée d'avoir une vision globale du calendrier des collaborateurs

- La gestion de planning pour répondre de manière plus efficace aux besoins et anticiper

- La gestion de la paie pour améliorer la gestion de données, mais aussi réaliser les calculs et les rémunérations directement depuis le logiciel RH

- Les processus d'onboarding et d'offboarding qui permettent l'intégration de nouveaux employés, mais aussi la gestion des départs de l'entreprise

- L'accès aux entretiens d'évaluation

- Etc.

En se renseignant sur un logiciel SIRH, on peut en effet vite connaitre la liste des différentes fonctionnalités proposées. Il peut alors être intéressant de faire la comparaison entre plusieurs logiciels afin de connaitre ses possibilités et de lister les fonctionnalités auxquelles on souhaiterait avoir accès.

Cibler ses critères de sélection dans le choix de votre logiciel SIRH

Plus que les fonctionnalités souhaitées pour son logiciel SIRH, ce sont aussi les critères de sélection au sens large concernant le logiciel de gestion RH choisi qui auront leur importance.

Par exemple, un logiciel RH bien pensé, intuitif et simple d'utilisation sera préférable à une plateforme complexe qui demandera un temps d'adaptation plus important. Il n'est pas toujours facile pour une équipe de prendre ses marques avec un nouvel outil et d'autant plus un logiciel de gestion de ressources humaines, car il faudra aussi que ces dernières puissent être opérationnelles le plus rapidement possible. Si une période de formation peut être envisagée en partenariat avec l'éditeur du logiciel RH choisi, ce dernier se doit de rester accessible.

Par ailleurs, la compatibilité du logiciel RH choisiavec le reste de ses logiciels et applications, mais aussi son système informatique au sens large est également capital. Le plus souvent, un logiciel de gestion RH se doit d'être inclus dans une structure informatique déjà mise en oeuvre, s'assurer qu'il saura trouver sa place et fonctionner avec le système existant est donc très important.

La question de la sécurité est aussi primordiale afin de s'assurer de bénéficier d'une protection des données suffisante et c'est aussi le cas de l'assistance proposée par l'éditeur du logiciel. Ce dernier doit être en mesure de répondre rapidement en cas de besoin pour accompagner les équipes dans l'utilisation du logiciel RH sélectionné.

Comparer les offres et demander des démos

Une fois les fonctionnalités essentielles et les critères de sélection ciblés avec précision, il va devenir possible de cibler plusieurs offres en matière de logiciel de gestion RH. Il s'agit d'une étape cruciale pour choisir son logiciel de gestion de ressources humaines afin de comparer les offres et notamment les prix. On peut alors envisager de dégager une sélection de quelques logiciels pour ensuite prendre contact avec les entreprises qui les proposent.

Durant cette étape, il sera possible d'obtenir plus de détails sur chaque logiciel de ressources humaines choisi, de négocier les tarifs ou encore les services supplémentaires auxquels on pourrait avoir droit et ainsi d'obtenir une vision plus claire de l'offre et un devis définitif. C'est d'ailleurs durant cette étape que l'on pourra mettre en concurrence les différentes entreprises pour obtenir l'offre la plus intéressante possible.

Enfin, le choix du logiciel de ressources humaines souhaité peut être fait en connaissance de cause. Il ne restera plus qu'à l'intégrer à son fonctionnement actuel et peut être à bénéficier d'une petite formation pour faciliter sa prise en main par les équipes. Peu à peu, des processus personnalisés selon les besoins de l'entreprise pourront ainsi être mis en place afin de bénéficier de tous les avantages propres au logiciel de gestion des ressources humaines choisi.