Les solutions pour gérer ses documents numériques

Penser en priorité à la gestion des données en back-office

Pour réussir son catalogue en ligne, il faut, bien sûr, que le site web soit structuré et animé de manière à générer du trafic et des ventes. Il est essentiel de travailler sur les caractéristiques des pages qui seront visualisées par l'internaute. Mais, attention à ne pas se focaliser uniquement sur la présentation et l'animation à l'écran. Cela ne suffit pas. Car les pages ont besoin de contenu. Il va falloir les alimenter le mieux possible. D'où l'importance de bien réfléchir à la face cachée. Celle du back-office, où sont rangées toutes les données se rapportant aux produits commercialisés sur le Net. La clef du succès repose donc, aussi, sur le choix du type de base de données dont il va falloir se doter pour optimiser le flux des informations à mettre en ligne. Il s'agit de réfléchir à la manière dont elle va s'articuler avec l'existant de l'entreprise. « Nos clients considèrent souvent qu'il leur suffit d'aller puiser les informations dans la base de données dédiée à la publication de leur catalogue papier. Certains vont même jusqu'à penser que tout est déjà présent dans leur système de gestion commerciale et marketing. Or, ce n'est pas le cas. Il manque les attributs éditoriaux comme les textes, les images ou les vidéos qui vont mettre en avant les produits », explique Bruno Rambaud, directeur général de Comtact Medias. Un point de vue que partage Jacques Konczyk, responsable multimédia de La Cité Numérique : « Les ERP fonctionnent sur des notions de référencement et non sur des notions d'offres. » La première étape consiste donc à créer la base de données

Construire une base de données“généraliste”

Créer puis gérer un catalogue en ligne s'inscrit aujourd'hui dans une logique de vente multicanal. Les produits mis en ligne, sur Internet, sont les mêmes que ceux du catalogue papier ou ceux des magasins. Bien sûr, les gammes ne sont pas toujours présentes à l'identique sur les trois canaux de distribution. Mais elles font toutes partie des références gérées par les chefs de produit. D'où l'intérêt de regrouper toutes les informations qualitatives sur les produits, y compris les argumentaires de vente, dans une seule et même base de données référentielle. Cette solution permet de créer une communauté de données, avec, à la clef, davantage de facilité pour coordonner l'ensemble des opérations commerciales et marketing, quel que soit le canal de distribution. Les entreprises, qui disposent d'un service informatique interne, peuvent choisir de construire ce type de solution avec les bases de données standard du marché. Construites pour gérer des données transactionnelles, les bases relationnelles de type Oracle et SQL Server sont les plus répandues. Il existe aussi des bases XML natives comme TEXTML Server qui ont été conçues pour gérer des documents riches en contenu texte et image. Reste que les cataloguistes qui choisissent l'un ou l'autre de ces standards doivent s'assurer qu'ils disposent bien, en interne, des compétences informatiques adéquates pour mener à bien le stockage de toutes les informations qui vont servir à animer les pages du site.

Choisir une base de données préparamétrée

Pour aller plus vite et ne pas avoir à tout construire, il existe des outils préparamétrés qui reprennent les spécificités métiers des cataloguistes. C'est le cas des logiciels édités par Pindar, Catalliances et Maulde Technologies. L'utilisateur est alors guidé dans la manière dont il va organiser ses données. Grâce à un processus de workflow, ces outils assurent, en outre, un suivi automatique des tâches à effectuer, pour gérer les documents numériques, en vue d'une utilisation multisupport. Ils facilitent également la production des pages papier en s'interfaçant avec les logiciels de type X-Press, Indesign. De même pour les pages web, grâce à l'interfaçage avec les logiciels de publication HTML. Avec ces logiciels préparamétrés, le cataloguiste dispose d'un outil structurant qui l'oblige à adapter son organisation interne en conséquence. Sont ainsi optimisés les échanges d'informations entre les chefs de produits, les commerciaux, les acheteurs, les logisticiens, les spécialistes du marketing produits et ceux de la téléassistance. « La nouvelle organisation modifie les habitudes de travail de l'ensemble du personnel, jusque dans ses tâches quotidiennes », explique Bernard Philippe, gérant du cabinet de conseil Viasys. L'enjeu en vaut la peine pour les gros cataloguistes, qui ont à gérer plusieurs dizaines de milliers de références. Mais, pour les petits, il est préférable de ne pas se lancer dans une telle aventure. Les ressources, en interne, ne sont pas suffisantes pour réussir à s'approprier l'outil. Il est alors préférable de s'en remettre entièrement à un prestataire externe.

Faire appel à une solution clés en main externalisée

Ceux qui ne souhaitent pas s'occuper du développement informatique et de la mise en place de la base de données peuvent passer par un prestataire qui leur fournira une solution clés en main. Des agences, du type La Cité Numérique ou Comtact Medias, prendront en charge toute la conception et la réalisation du catalogue en ligne. Les compétences de ces agences ne se limitent pas à l'animation de sites web. Elles ont tout un savoir-faire en matière d'édition de catalogues, que ces derniers soient édités sur papier ou sur le Net. Elles créent elles-mêmes la base de données produits de leur client en rapatriant et en enrichissant les informations disponibles chez lui. Cette externalisation apporte l'avantage de réduire les coûts dans un premier temps. Mais elle risque de limiter l'autonomie du cataloguiste quant à l'évolution et la gestion des attributs appliqués aux produits. Car il ne se donne pas, alors, les moyens de s'approprier l'outil. « Reste que les vépécistes qui ne sortent qu'un catalogue par an, contenant juste quelques milliers de références, ont tout intérêt à externaliser », avance Martine Guiard, directrice conseil multimédia de Comtact Medias. D'autant plus que ces prestataires disposent également de compétences en matière d'animation des pages. Ils vont savoir définir et construire toute la partie front-office. Le vépéciste n'aura alors affaire qu'à un seul et même interlocuteur.

Opter pour une solution de type ERP

Une troisième voie existe sur le marché qui consiste à se doter d'un progiciel de gestion intégré, dont le champ d'intervention couvre toutes les tâches, aussi bien celles de gestion que celles de production. La solution de l'éditeur Périgée, l'un des plus anciens offreurs sur le marché français, est construite sur cette approche. « Notre outil associe informatique de gestion et fonctionnalités liées à la réalisation des catalogues, qu'ils soient publiés sous forme papier ou sur le Web », explique Christian Olej, responsable commercial de Périgée. L'absence de rupture de flux informatique garantit la synergie entre les acheteurs, les commerciaux et l'ensemble du circuit de production. Il n'existe alors qu'une seule base de données qui comporte à la fois les informations de gestion et celles du marketing produit. A partir d'un bureau virtuel, le progiciel gère aussi bien les fichiers, les dossiers, les données de la base que les images. Il est écrit dans un langage de développement spécifique à l'éditeur que le cataloguiste se doit d'apprendre s'il veut pouvoir administrer et faire évoluer lui-même ses fonctionnalités. Mais encore faut-il déjà connaître les langages de programmation de type C++ pour arriver, facilement, à l'assimiler. Ce type de solution nécessite donc, elle aussi, de disposer de compétences internes en informatique

Prendre un outil qui s'interface au process de l'entreprise

Sur ce marché qui n'a pas encore atteint sa phase de maturité, il existe de nouveaux entrants parmi les grands éditeurs d'informatique, ceux de progiciels de gestion intégrée et ceux spécialisés dans la gestion de contenu. Ils s'adressent plutôt aux entreprises qui ont attendu le déploiement du commerce électronique pour se lancer dans la vente à distance. Ces offreurs proposent des solutions qui se paramètrent par rapport au processus de gestion globale de l'entreprise. Les grands éditeurs, tels qu'IBM, ont ainsi sorti des modules dédiés à la gestion de catalogues au sein de plates-formes de commerce électronique généralistes. La plupart des éditeurs d'ERP tels que PeopleSoft, Generix ou CCMX ont complété leur suite progicielle de modules dédiés à la gestion électronique des catalogues. D'autres, issus du monde de la GED (Gestion électronique des documents), ont également enrichi leur offre d'outils de e-commerce. C'est le cas de Jouve dont les solutions ont été adaptées aux problématiques métiers des industriels. Elles bénéficient, en outre, de son savoir-faire en matière de workflow et de moteurs de recherche. « Nous nous adressons à ceux qui ont besoin de gérer leur plan de vente et de le mettre en relation avec l'ensemble des acteurs impliqués dans le process de l'entreprise. Nous sommes à la croisée des chemins entre l'ERP, le bureau d'études, les ateliers de fabrication et la force commerciale », précise Olivier Bechu, responsable du créneau e-catalogue de Jouve. Catalogic s'est, quant à lui, spécialisé dans le secteur de la distribution. Cette filiale de Mood Media se concentre davantage sur l'échange d'informations produit entre industriels et distributeurs. Et utilise XML comme langage de description des données.