Les étapes à suivre pour la constitution d'une base de données centralisée

- Faire un état des lieux

La solution technique prendra en compte les flux d'information existants, concernant aussi bien la commande et les données clients, que les renseignements produits, les critères de livraison ou les éléments de facturation. Toutes ces données sont souvent disséminées dans plusieurs endroits de l'entreprise. Il faut toutes les remonter. Or la diversité des intervenants rend la compilation des données d'autant plus difficile, que chacun a l'habitude de travailler avec des outils et des objectifs différents.

- Mettre en place un comité de pilotage

Réunir en comité plusieurs futurs utilisateurs qui suivront le projet, tout au long de son déroulement, afin de bien prendre en compte leurs besoins. Ce comité va constituer la colonne vertébrale du projet. Il servira de relais auprès des autres salariés.

- Optimiser les flux d'information

La plupart des transmissions d'information se font encore par supports papier et suivent un processus qui s'est construit au fur et à mesure des besoins. La mise en place d'une BDD référentielle centralisée et impliquant une gestion automatisée des informations, peut être l'occasion de remettre à plat ce processus afin de l'optimiser. Ceux qui ont choisi une solution avec un workflow destiné à suivre automatiquement l'enchaînement des tâches y sont d'ailleurs contraints.

- S'exercer sur un prototype

Etablir un prototype, pour créer des pages significatives, permettra de valider la solution du point de vue technique. Le choix définitif ne se fera qu'après avoir réalisé des tests avec l'aide du comité de pilotage.

- Lever les freins au changement

Les méthodes de travail vont changer. Les envois de fax et les coups de téléphone vont devenir caduques entre les différents services. Les salariés devront s'adapter à la solution informatique leur imposant une nouvelle manière de travailler. Certains vont avoir peur d'être surveillés, d'autres vont penser que les logiciels font tout à leur place, alors qu'ils vont simplement être guidés dans les étapes à suivre. Il est donc important de prendre le temps de les former au nouvel outil afin qu'ils arrivent à se l'approprier sans crainte.

- Lancer le déploiement

Le déploiement prend entre trois et dix-huit mois selon la taille de l'entreprise et le volume des données à traiter dans ses catalogues. La formation des utilisateurs peut se faire à cette occasion.