Comment réussir votre évènement d'entreprise ?

Pour motiver salariés et collaborateurs, votre entreprise a besoin de mettre en place une nouvelle stratégie de communication. Vous pouvez, par exemple, organiser un évènement professionnel (comme un lancement de produit, un séminaire ou un team building) et déléguer la gestion de projet à une agence événementielle.

En prenant en compte les retours de vos équipes, vous contribuez ainsi à renforcer l'image de marque de votre organisation, et vous donnez envie à votre cible de s'investir davantage dans son travail, au service de votre structure.

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Pourquoi parler d'évènement en entreprise ?

Un évènement désigne de manière générale un fait inattendu, qui revêt une importance toute particulière : une rencontre, voire une célébration.

Dans le monde de l'entreprise, c'est exactement la même chose : l'évènement est ce qui permet de bousculer le quotidien, avec un objectif clair : briser la routine et, idéalement, faire jaillir de nouvelles idées, repérer des talents insoupçonnés et stimuler l'esprit d'équipe. Et, pourquoi pas, créer de nouvelles perspectives de collaboration pour votre organisation.

Toutefois, la mise en oeuvre d'un évènement d'entreprise nécessite d'y réfléchir longuement à l'avance, de concevoir un plan et d'établir un budget. Car en effet, la création de certains évènements peut devenir particulièrement coûteux, et nécessiter une certaine logistique.

Pourquoi organiser un évènement professionnel ?

L'organisation de votre évènement présente de nombreux avantages. Cela peut conduire à valoriser votre image en tant que manager, mais aussi contribuer à la réputation de votre entreprise. Pour vous, l'organisation d'un évènement doit être l'occasion de :

• Développer le sentiment d'appartenance de vos collègues - le fameux esprit d'entreprise, ou esprit « corporate ».
• Renforcer la cohésion d'équipe.
• Motiver les employés et améliorer leur productivité.
• Accroître les opportunités d'affaires (partie business).
• Remercier un grand nombre de vos invités et célébrer un succès d'affaires.

L'organisation d'un évènement réussi peut également passer par le lancement d'un nouveau produit ou d'un service. Et votre souhait d'en faire la promotion via des objets publicitaires.

À qui s'adresse les évènements d'entreprise ?

Un évènement original et réussi peut s'adresser à un public très large. Toutefois, dans le monde de l'entreprise, la réussite de votre évènement passe par la définition de votre public cible. Par exemple :

• vos collaborateurs,
• vos employés,
• vos clients.

Comment organiser un évènement d'entreprise ?

Organiser un événement professionnel ne s'improvise pas, quelle que soit la nature de votre communication événementielle. Vous devez tenir compte d'un certain nombre de paramètres, si vous souhaitez la réussite de votre évènement, et éviter de nuire à votre société.

Idéalement, il vous sera conseillé d'élaborer un rétro planning. Vous disposerez ainsi d'une feuille de route vous permettant de bien cerner et mesurer les différentes étapes de conception, jusqu'à la date de votre séminaire.

Les étapes indispensables pour réussir son événement

Voici quelques étapes successives qui vous aideront à garantir la réussite de votre événement :

• Commencez par définir vos objectifs : en fonction de l'ampleur de votre projet événementiel, vous devez définir vos objectifs plusieurs mois avant le jour J. Posez-vous ces quelques questions préliminaires : quel est le public visé par votre concept ? Quel but stratégique ? Combien de personnes visées ?, etc. À ce niveau, il est recommandé de se fixer des objectifs « réalistes ».
• Établissez un budget prévisionnel : même si ce budget demeure approximatif au départ, il constitue un excellent moyen pour appréhender le coût d'un événement réussi.
• Trouvez un prestataire spécialisé dans le marketing en entreprise : une première recherche sur les réseaux sociaux ou via le site web d'un fournisseur de goodies comme Giffits vous donnera un premier aperçu de ce qui est réalisable en matière de publicité.
• Communiquez au maximum sur votre événement : pour une participation maximale à votre événement, n'hésitez pas à communiquer en amont. Utilisez idéalement tous les canaux de communication à votre disposition (réseaux sociaux, courriel et newsletter, messages et invitations personnalisées, publicité, etc.).

Pourquoi choisir des objets publicitaires pour une animation d'entreprise ?

Les objets publicitaires (qu'on nomme également « produits dérivés ») constituent une occasion unique d'engager votre coeur de cible, et stimuler un sentiment d'appartenance à une même entité. Par le biais de cadeaux, vous investissez dans la construction de votre image et la réussite de votre congrès.

Le merchandising d'entreprise se présente le plus souvent sous la forme d'un support imprimé original, aux couleurs de votre marque ou de votre entreprise. Le choix est vaste : il peut s'agir d'un T-shirt (le plus souvent), de flyers, ou de matériel de bureau (le fameux mug !). Mais bien d'autres idées de goodies existent pour rendre compte des nouvelles ambitions qui sont les vôtres !

Ces produits personnalisés peuvent être distribués lors d'une soirée spécifique, dans les murs de votre entreprise. Mais vous pouvez également les utiliser pour agrémenter un stand lors d'une présentation officielle, ou si vous choisissez de participer à un séminaire en tant que conférencier.

Quels sont les atouts du merchandising lors d'un salon ?

Vous l'aurez compris : l'accueil des participants peut se faire en grande partie par le biais d'objets promotionnels, distribués gratuitement. Mais, quels sont les atouts réels d'une telle stratégie pour les visiteurs de votre stand ?

• Vous suscitez l'attention sur votre marque et vous contribuez à la construction d'une image positive, susceptible d'attirer de nouveaux clients et partenaires commerciaux.
• Vous vous démarquez lors des événements à forte visibilité : si vous possédez votre propre marchandise lors d'un salon, vous gagnerez en visibilité - surtout si la qualité de vos visuels est incomparable !
• Vous établissez des relations positives avec des partenaires commerciaux et clients potentiels. Une simple personne convaincue par votre démarche événementielle peut suffire à nourrir des échanges productifs en dehors d'une salle de réunion.
• Vous obtenez des produits dotés d'une valeur inestimable dans le temps long : la clé du merchandising d'entreprise réside également dans sa capacité à associer des souvenirs à une marque.

Vous souhaitez confier votre projet Business à une agence spécialisée dans l'animation et la mise en place d'un événement d'entreprise ? Pensez à l'organisation de votre événement en relation avec un véritable chef de projet externalisé.

Cet interlocuteur, versé dans l'art de l'organisation, pourra même vous accompagner dans la bonne tenue de votre événement (choix du lieu, fixation de la date de votre événement, réservation d'un traiteur, billetterie, etc.).

Quoiqu'il arrive, n'oubliez pas que la satisfaction de chaque participant doit être votre objectif prioritaire ! L'attention portée à chaque détail compte dans la réussite de votre team building.