Kick-off meeting : définition, objectifs et participants
Qu'est-ce qu'un kick-off meeting ?
Expression utilisée pour désigner le lancement d’une opération marketing. Cela peut être le lancement d’un produit ou d’une campagne publicitaire. Il marque le début officiel d’une campagne. Le kick-off sert ainsi de point de référence lors de l’analyse des résultats.
Dans le milieu sportif, le kick-off sonne le début d’un match. Dans le milieu professionnel, le terme correspond à une réunion de lancement de projet. C’est pourquoi le terme est souvent accompagné du mot «meeting». Pendant cette réunion, les participants font le point sur les objectifs et les modalités du projet.
Le kick-off meeting: de quoi parle-t-on exactement ?
Le concept est souvent associé à un projet. Cependant, le kick-off intervient aussi dans le cadre d’une nouvelle stratégie ou d’une nouvelle organisation de travail. Le dirigeant convie les collaborateurs également à l’occasion d’une nouvelle année.
Le kick-off fait partie des outils de gestion essentiels à une organisation. Pendant cette réunion, le responsable présente son projet à l’équipe dirigeante. Ce moment est l’occasion aussi de motiver les collaborateurs, de partager le maximum d’informations sur la direction à prendre.
À la fin du kick-off, le chargé du projet élabore un compte rendu qui rappelle les points essentiels de la réunion. Ce document sert d’élément de référence durant la phase de réalisation du projet.
Quelle est l’utilité d’un kick-off meeting ?
Le kick-off meeting marque le début de la phase de planification d’un projet. Il représente une étape incontournable, celle où un dirigeant ou un responsable s’adresse à toutes les parties prenantes.
Cette réunion de lancement procure de nombreux avantages pour les principaux acteurs du projet : clients, sponsors, membres de l’équipe, chef de projet, etc.
Pendant le kick-off meeting, le chef de projet établit une relation de confiance avec les autres parties prenantes. C’est l’opportunité d’échanger directement avec les clients et les dirigeants. Ils peuvent soulever des difficultés dans la réalisation du projet par exemple.
La réunion permet aussi à toutes les parties prenantes d’avoir le même niveau d’information. À l’issue du meeting, les participants possèdent la même vision du projet.
Un lancement de projet peut susciter des doutes chez les différents acteurs. Le kick-off représente l’occasion d’échanger, de répondre aux questions, de rassurer les clients.
L’équipe du projet participe également à cette réunion de lancement. C’est un moyen de renforcer la motivation de l’équipe. Les collaborateurs comprennent les enjeux et peuvent ainsi travailler ensemble pour atteindre le même objectif.
Pendant la réunion de lancement, le chef de projet en profite pour peaufiner des détails autour du projet. Il peut désigner le référent direct en cas de crise, définir avec les membres de l’équipe le canal de communication, etc. C’est le moment de planifier les futures réunions et de constituer les comités de pilotage, de crise, stratégique, etc. Les participants décident de la fréquence de ces futures réunions.
Le calendrier représente un aspect important du projet. Ce sujet est abordé, notamment si le client est présent. Le calendrier répond-il à ses attentes?? L’équipe peut aussi mettre en avant les contraintes métiers vis-à-vis de ce planning.
Le kick-off meeting se termine par une séance de questions-réponses. Cette partie aide à dissiper les craintes chez les parties prenantes.
Qui sont les participants ?
Le kick-off meeting concerne toutes les personnes impliquées dans le projet. En premier lieu, il concerne l’ensemble de l’équipe qui travaille sur le projet. D’autres participants peuvent se joindre à la réunion, c’est le cas des :
- Clients : ils sont les mieux placés pour comprendre les besoins et les enjeux du projet ;
- Prestataires : si l’entreprise sous-traite une partie du projet à une société externe ;
- Fournisseurs et partenaires : ils sont au fait du calendrier à respecter et peuvent évaluer sa faisabilité ;
- Membres de la direction.
L’animation et l’organisation de la réunion reviennent au chef de projet.
