Pourquoi et comment mettre en place son Réseau Social Entreprise ?

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Un salarié passe en moyenne 650 heures par an à traiter ces mails, une opération qui peut parfois s’avérer fastidieuse avec des risques de retard dans les dossiers, d’oubli de mise en « copie » d’une personne pour suivre les dossiers ou de passer à côté d’une information importante. A l’heure des réseaux, des initiatives collaboratives et du partage d’informations, de plus en plus d’entreprises (notamment Dassault Systèmes, Saint-Gobain, EADS) choisissent d’opter pour le « Réseau social entreprise » qui permet à chaque collaborateur d’échanger et de co-produire de l’information au sein d’une plateforme permettant un partage « général » de l’information, ou « particulier » au travers de groupes de travail.

I/ Pourquoi mettre en place un RSE ?

Le RSE a pour avantage :

• De permettre de gagner du temps sur l’échange d’informations, par rapport à l’usage du mail traditionnel ;
• D’identifier clairement chacun des collaborateurs via la création de profils individuels ;
• De fédérer les équipes dans un esprit « Team Building » autour de la gestion de projets communs ;
• De remonter automatiquement des informations de façon transversale afin d’impliquer plusieurs services dans le partage de connaissance ;
• De réaliser des économies (diminution de papier, réduction des déplacements, facilitation du télétravail…).

Il est également possible d’ouvrir des RSE inter-entreprises afin d’y impliquer des filiales d’un même groupe, voir même des clients ou des fournisseurs afin de faciliter l’échange d’informations dans une relation BtoB. En résumé, il ne s’agit ni plus ni moins d’un système de communication interne dont les fonctionnalités se rapprochent de celles des réseaux sociaux traditionnels comme Facebook, LinkedIn ou Twitter.

Etude Lecko 2015 sur les usages du réseau social d’entreprise en France

II/ Comment mettre en place mon RSE ?

Si vous souhaitez opter pour la solution du RSE, sachez qu’un certain nombre de points doivent retenir votre attention afin de vous protéger de toute dérive potentiel quant à son utilisation par vos collaborateurs.

• Mise en place

A l’instar de tous les outils de communication mis en place au sein de l’entreprise, le RSE peut servir de référence en cas de conflit avec un collaborateur. On peut facilement imaginer que de tels réseaux soient le vecteur de non-productivité, d’harcèlement, de diffamation et autres abus en tout genre. C’est la raison pour laquelle l’employeur qui choisit cette solution devra au préalable remplir son obligation d’information et de consultation auprès des instances représentatives du personnel (Comité d’entreprise et CHSCT).  De même, il devra communiquer à l’inspection du travail le règlement intérieur qui doit approuver la conformité du RSE, ce qui nécessite donc une révision de ce dernier.

• Charte éditoriale

Le but d’une telle charte est de sensibiliser et de responsabiliser les collaborateurs quant à l’utilisation du RSE. Elle permet à l’employeur de se protéger contre les risques d’une utilisation inappropriée comme des échanges d’informations contraires à la politique d’habilitation, l’encouragement des abus mentionnés plus hauts ou autres pratiques contraires à l’esprit de l’entreprise. De plus il est assez fréquent de retrouver sur le RSE des messages à caractère « personnel », d’où la nécessité pour l’employeur de prévoir des procédures de consultation des messages sans pour autant porter atteinte à la vie privée de ses salariés. Attention toutefois à ne pas prévoir des règles d’utilisation trop restrictives, au risque de décourager les collaborateurs à l’utilisation d’un tel outil.

Vous trouverez plus d’informations sur la Charte d’utilisation des réseaux sociaux traditionnels ici.

• Données personnelles

En plus de la transparence vis-à-vis des institutions représentatives du personnel et de l’inspecteur du travail, l’employeur doit également être transparent envers la CNIL dans la mise en place du RSE. En effet cet outil concentre un très grand nombre de données personnelles (Nom, Prénom, Mail, Ligne professionnel, Fonction, Supérieur hiérarchique, mais aussi Ligne personnelle, Adresse du domicile, Diplômes, Hobbies…). Le RSE comprend le plus souvent des espaces commentaires, la possibilité de « réagir » à des publications, la mise en place de notifications par mail en cas d’évènements, la possibilité de « rechercher » des personnes au sein de l’outil, des messages personnels etc.

Il s’agit de traitements de données personnelles qui nécessitent toutes les diligences habituelles : information individuelle des salariés, mise en place des mentions obligatoires, déclaration à la CNIL…

De plus l’employeur doit être à même de garantir l’exercice des droits des collaborateurs sur leurs données personnelles (accès, rectification, opposition, effacement). Il doit également mettre en place les mesures de sécurité nécessaires à la protection des données, mettre à jour régulièrement les données et prévoir des durées de conservation en cas de départ d’un des collaborateurs présent sur le RSE.

Avec l’entrée en vigueur en mai 2018 du futur Règlement Général de Protection des Données (UE), l’employeur devra entre autres, dans une logique de conformité, respecter les principes de Privacy by Design et Privacy by Default, tenir un registre des traitements mis en place, garantir l’effectivité du droit à la limitation et du droit à la portabilité des données, garantir la mise en place de mesures de sécurité renforcées afin d’assurer la disponibilité, l’intégrité et la confidentialité des données…

• Administration

L’employeur devra déployer une cellule de gouvernance collégiale ou, à défaut de moyen, confier à plusieurs collaborateurs la gestion de la communauté pour gérer l’administration du RSE. Les membres de la cellule de gouvernance se trouveront alors bénéficiaires de droits d’administration, ce qui nécessite en parallèle la rédaction d’une charte « administrateur RSE » afin de définir les droits et les limites de chaque administrateur dans le but de prévenir tout abus.

• Politique de confidentialité renforcée

Le partage sur le RSE de documents confidentiels présente bien évidemment des risques, comme la fuite d’informations sensibles qui seraient utilisées par des concurrents mal intentionnés. A ce titre, il convient de réviser la politique de confidentialité de l’entreprise afin cloisonner davantage le partage de ces informations sensibles et de sensibiliser les collaborateurs sur ce point.

Bien que relativement nouveau dans le monde de l’entreprise, le RSE sera dans un futur proche incontournable, particulièrement dans la sphère BtoB. Le Cabinet HAAS, expert depuis plus de vingt ans dans le domaine des NTIC, vous accompagne dans votre projet de mise en place du RSE inscrit dans une logique de transition digitale (Charte RSE, Déclaration CNIL, Mesures de compliance, Charte informatiques, Politique de confidentialité…).

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