Comment numériser et sécuriser ses archives ?

Le numérique fait aujourd'hui partie de notre quotidien, au travail comme dans notre vie privée. Il simplifie les échanges des courriers, favorise une meilleure communication, optimise la gestion administrative des documents...

Pour une entreprise, numériser et sécuriser ses archives a une grande importance en terme d'organisation mais aussi pour une bonne optimisation des coûts de gestion.
Le société Locarchive nous livre ses bons conseils pour intégrer au mieux l’archivage numérique dans les différents services de votre entreprise.

Comment numériser ses documents importants afin de les sécuriser ?

Qu'il s'agisse de contrats, de factures, de bilans comptables ou de données RH, les entreprises ont évidemment un grand nombre de documents importants au format papier en leur possession. Seulement, en cas de sinistre ou de déménagement, le risque de perte ou de dégradation reste élevé.

Numériser ses documents professionnels permet de conserver ses archives en toute sécurité et confidentialité. Stocker et protéger vos documents importants est depuis quelques années, possible, grâce à des espaces de stockage sécurisés au sein d’un système d’archivage de données électroniques à vocation probatoire. L'accès y est facilité et disponible à tout moment pour les collaborateurs de la société ayant un droit d'accès. Il convient donc de numériser tous les documents papier qui possèdent une valeur juridique, avant de procéder à l'archivage numérique. Pour cela, des spécialistes en solution de dématérialisation peuvent vous aider et vous proposer la formule la plus adaptée à vos besoins et vos contraintes métier.

Pour conserver vos archives numériques, le coffre-fort électronique est une solution idéale et fiable. Il s'agit là de conserver vos documents numérisés d'entreprise importants de façon sécurisée. C'est un excellent moyen pour se protéger contre le piratage de données, le vol, l'usurpation et même les virus. L'outil de stockage en ligne permet de déposer tous types de documents numérisés. Que ce soit des bulletins de paie, des déclarations fiscales et sociales ou encore des contrats de travail. De cette façon, les démarches administratives internes deviennent plus faciles et prennent moins de temps. Les documents numérisés déposés dans le coffre-fort sont certifiés conformes aux originaux et la date de dépôt fait office de preuve légale en cas de litige. La numérisation de documents est un service proposé par les acteurs de la dématérialisation pour les entreprises.

Le procédé de numérisation se fait en plusieurs étapes. Tout d'abord il y a une phase de préparation durant laquelle une analyse des risques est effectuée. A cette étape, vos contraintes budgétaires sont évaluées, et une analyse de l'organisation de vos fonds documentaires est réalisée. Vient ensuite le moment de la sélection des documents à numériser et à conserver. La seconde étape du processus consiste en la numérisation de vos données par le biais d'un scan, avant que celles-ci soient indexées automatiquement dans un système LAD, RAD ou OCR.
Enfin, vos archives numérisées seront disponibles à la consultation et pourront être restituées quand vous le souhaitez, tout en offrant la garantie de leur intégrité. Le recours aux services d'un professionnel en dématérialisation pour numériser les documents de son entreprise comprend, la mise à disposition des copies électroniques et l'archivage numérique à valeur probatoire.

Pourquoi protéger ses documents d'entreprise en les numérisant ?

La numérisation de documents doit avant tout être perçue comme une solution moderne garantissant une haute sécurité des données de l'entreprise. Les espaces d'archivage prévus à cet effet vous offrent de nombreuses garanties, comme par exemple, une restitution rapide en cas de perte, de vol ou de détérioration. Protéger vos documents en les numérisant et en les archivant c'est aussi protéger votre identité. Par ailleurs, certaines formules clés en main permettent de produire un certificat de conformité de votre identité ayant une valeur juridique en cas d'usurpation d'identité.

La dématérialisation de documents passe par la numérisation des données que vous souhaitez archiver. Numériser ses documents d'entreprise et les archiver garantie à vos données leur parfaite intégrité, et vous permet à vous d'être capable de produire des preuves en cas de contentieux. En effet, depuis quelques années l'archive numérique a la même valeur juridique que le support papier. Numériser ses documents prévient donc des vulnérabilités des systèmes de stockage classiques. Par la mise en place de solutions électroniques et par le biais de procédures, les données sont conservées de manière fiable et peuvent être restituées dans leur intégrité à n'importe quel moment jusqu'à expiration du délai de prescription.

On sait par exemple que la durée de conservation des documents commerciaux est variable de 1 à 10 années, pour les documents d'assurances cela peut aller jusqu'à 30 ans comme pour les archives d'actes notariés. Il est donc primordial de prendre des précautions en matière de numérisation de données et d'archivage afin d'assurer que les documents électroniques aient un caractère probant et non répudiable en cas de contrôle administratif ou de contentieux porté devant un tribunal. C'est ce que l'on appelle l'archivage électronique à valeur probante. En cas de litige devant une juridiction, un juge peut demander l'extraction de l'archive électronique, qui devra alors être intègre.

L'intégrité d'un document est définie par le fait que celui-ci est soit une copie fidèle produite à l'aide de procédures de numérisation préservant la vocation probatoire du document, soit par le fait qu'elle est conservée dans un système d’archivage numérique à vocation probatoire comme défini dans la norme NFZ 42-013. La loi précise que la copie fidèle d'un document a la même valeur probante qu'un document original.

Que faire une fois vos documents professionnels numérisés ?

La numérisation de ses documents est très importante. Cependant la numérisation de documents prend tout son sens lorsque vos documents numérisés sont archivés et scellés électroniquement.

Dans le cas de l'archivage numérique, donner aux données électroniques un caractère probant c'est mettre en œuvre des moyens techniques et des procédures de façon à assurer la confidentialité de l'information. Cela permet de protéger efficacement la signature et horodatage du document, ainsi que son scellement. La loi admet dorénavant qu'un document électronique puisse être à valeur probante. Ce type d'archivage peut être traité avec des systèmes d'information munis de certificats numériques, de chiffrement et d'horodatage. Ces solutions sont proposées par des experts en archivage numérique sous la forme de logiciels ou de coffre-fort électroniques.

Pourquoi est-il utile de se faire accompagner pour numériser, archiver et sceller ses documents d'entreprise ?

Les spécialistes en numérisation et en archivage ont les compétences pour vous proposer la meilleure formule de numérisation et d'archivage électronique. Ils peuvent vous aider à identifier et évaluer vos besoins par rapport à votre secteur d'activité et votre métier, vous aider à déterminer les documents que vous devez numériser, archiver et conserver. En effet, les processus de gestion doivent être le plus possible en adéquation avec les processus métier afin que vous et vos collaborateurs puissiez en retirer des bénéfices concrets dans la gestion quotidienne de vos tâches. L'objectif est que votre charge de travail soit allégée, que les tâches liées à la numérisation et la sécurisation des documents soient simplifiées.

A ce titre, LOCARCHIVES propose des solutions de numérisation d'archives et d'archivage électronique pour vous permettre de consacrer plus de temps à votre cœur de métier en allégeant vos tâches administratives.