Managers : 4 solutions pour gérer plus de projets à effectif égal !

Actuellement, les entreprises évaluent à la loupe les différentes alternatives possibles avant de se décider à augmenter leurs effectifs lorsqu'elles doivent faire face à l'accroissement de leur activité. Bien souvent elles cherchent à maximiser l’efficacité opérationnelle des équipes existantes avant de se décider à ouvrir un nouveau poste.

Mais comment faire pour aider les équipes à supporter cette surcharge sans pour autant voir leur efficacité globale et leur motivation baisser ?

4 solutions permettent d’accroître l’efficacité des équipes sans pour autant impacter leur moral.

Quelles solutions pour augmenter sa performance opérationnelle ?

Pour répondre au besoin des entreprises de gérer toujours plus de projets de front, plusieurs démarches ont fait leur preuve. L’amélioration des processus et le fait d’outiller ses équipes sont souvent mentionnés mais n'apportent pas toujours les gains espérés. Dans tous les cas, il faut un but précis afin de rentabiliser l’investissement : les soulager de certaines tâches chronophages qui peuvent être réalisées automatiquement, les aider à s’organiser, etc.

Solution 1 : Partager l'information en temps réel

Tout d’abord, il est primordial que le partage de l’information se fasse instantanément entre les différents membres de la même équipe mais également entre les différentes directions qui travaillent trop souvent en silos. C’est également le cas des prestataires externes. En somme, c’est tout l’écosystème d’une entreprise qui est concerné. Il faut faire en sorte que les décisions prises ou les données entrantes soient prises en compte par tous, dès leur approbation. Ainsi, non seulement, cela permet d’être plus rapide si une décision bloque l’avancée d’un projet, mais cela permet également de réduire le risque que certains avancent dans une direction qui n’est plus la bonne parce qu’ils n’ont pas été informés d’une décision prise 3 semaines auparavant. Or, outre ces 3 semaines de perdues, cela a un impact non négligeable sur le moral des équipes. Cela peut être par exemple, dans le cadre d’un projet de conception d’un nouveau produit, l’information qu’un composant ne doit plus être utilisé ou dans le cadre d’un projet de rénovation qu’un nouveau mobilier a été validé 3 mois auparavant par le comité exécutif applicable à l’ensemble du groupe. De plus, il y a souvent une perte de temps à attendre l’information de chaque partie prenante. Ce manque à gagner,  qui fait que la durée globale du projet pourrait être réduite, permettrait d’avoir plus de temps pour réaliser plus d'autres projets.

Solution 2 : Garantir l'application des procédures en les couplant aux outils de suivi

Lorsque l’on investit en temps, voire en conseil externe, pour réaliser de "superbes" procédures ayant pour vocation de faire gagner du temps aux équipes et de réduire les risques, on s’attend à ce qu’elles aient un impact immédiat sur l’efficacité opérationnelle. Mais au fil du temps ainsi qu’au gré des départs et des arrivées, ces procédures sont peu à peu oubliées. Une solution serait de les paramétrer d'emblée dans l’outil de pilotage ce qui est aujourd’hui possible grâce aux solutions de nouvelle génération de pilotage de projets. En effet, pour certaines activités récurrentes, les tâches sont pré-programmées dans des templates avec des explications et documents attachés rappelant les bonnes pratiques à suivre pour chacune des étapes. Impossible de ne pas les voir ou de les oublier. Il n’est plus question d’avoir des procédures dans un vieux classeur dit du « nouvel arrivant » que plus personne ne lit. Les nouveaux arrivants étant opérationnels plus rapidement et les plus anciens ne risquant pas de les oublier avec le temps.

Solution 3 : Optimiser le temps passé en réunion pour plus d'efficacité

Il arrive encore trop souvent que les réunions visent "à faire le point" : connaître l’état des lieux des différents projets. Et lorsque des décisions doivent être prises pour avancer, le temps restant à la fin de la réunion ne permet pas de le faire de manière efficace voire de le faire tout court. Il est essentiel qu’avant une réunion, chacun connaisse l’état des lieux et sache quels sont les sujets qui sont bloquants et doivent être abordés. Ainsi, les différentes parties prenantes ont eu le temps d’assimiler l’information, de prendre du recul avant de se rencontrer. La réunion devient un temps de prise de décision plutôt qu'un temps de partage d'informations.

Solution 4 : Faire appel à des prestataires externes

Faire appel à des prestataires externes est un autre moyen d’augmenter le nombre de projets gérés sans pour autant augmenter l’effectif interne. Néanmoins, cela demande un travail souvent sous-estimé de gestion et de coordination, chose qui n’est pas forcément triviale. Il est très compliqué de gérer les équipes de prestataires et de les inclure dans les processus de suivi des équipes internes. Le plus souvent, ces prestataires sont formés comme de nouvelles recrues. Cela demande un effort supplémentaire de la part de l’entreprise cliente pour les intégrer à leurs équipes et les « internaliser ». L’avantage de cette option est que les prestataires sont plus rapidement opérationnels, car ce sont des professionnels spécialisés.

Néanmoins, suite à une étude menée sur la performance des 100 plus grands retailers européens, seuls 42% considèrent cette solution comme un levier d’efficacité opérationnelle. Contre 81% qui pensent que la mise en place d’un outil de pilotage en temps réel est un meilleur levier d'amélioration opérationnel.

Une solution de pilotage de projets permet une meilleure coordination des parties prenantes d’un projet et une meilleure synchronisation entre elles. Aussi, elle soutient un meilleur passage de relais, quand une équipe attend un livrable de la part d’une autre équipe. Un système de notification automatique prévient les parties concernées. Cela représente des gains de synchronisation.

De plus, grâce à un bon outil de pilotage de projet, on obtient des gains de temps sur le reporting, car le Chef de Projet et ses managers sont renseignés automatiquement au fil de l’eau sur l’état d’avancement de chaque tâche. La consolidation de l’information est alors automatisée et ne prend aucun effort de reporting de la part des membres de l’équipe du projet.

Sans la mise en place d’une solution de pilotage de projets, l’équipe ne dispose pas de feuille de route, ni de traçabilité sur les tâches effectuées, ce qui aboutit à une mauvaise gestion des émergents (imprévus apparus en pleine exécution et qui influence le bon déroulement du projet) entre chaque réunion.