Igol Bretagne Anjou lubrifie ses commandes

Avec ses 19,2 millions d'euros de chiffre d'affaires (126 MF) en 2001 et ses 93 salariés, la grosse PME qu'est Igol Bretagne Anjou a fait le pari de la proximité pour exister face aux mastodontes comme Total Fina Elf, Esso ou BP. La société fabrique et distribue des lubrifiants (graisses, antigel, huiles moteurs, hydrauliques et industrielles, etc.) depuis un demi-siècle et couvre vingt-deux départements du Grand Ouest. Entreprise indépendante, elle est liée par un contrat de franchise à Igol France qui lui fournit ses produits. Sa clientèle est composée de professionnels tels que les garagistes, les transporteurs, certains agriculteurs, etc. Pour fournir ses six mille clients, Igol Bretagne Anjou se servait jusqu'à présent d'un progiciel maison développé en interne. En 1998, le fabricant de lubrifiants décide de moderniser son informatique en s'équipant d'un progiciel de gestion intégré, ou ERP, pour améliorer son système d'approvisionnement, de livraisons et de facturation. « Nous cherchions une solution en client/serveur, adaptée à une PME et éditée par un partenaire capable d'apporter des développements spécifiques », rapporte Jean-François Grilliat, responsable informatique. La principale difficulté provient du mode de fonctionnement particulier d'Igol Bretagne Anjou en matière de gestion commerciale. En effet, la société veut fidéliser ses revendeurs et a mis au point un système particulier d'avance sur ristourne. « Au lieu d'une remise sur facture normale, nous leur proposons de leur avancer le montant de ces remises sur une période de trois ou cinq ans, sous forme de prêt financier, avance sur stock ou fourniture de matériel », détaille Michel Six, directeur financier. Ce système de promotion unique demandait une certaine souplesse de la part du fournisseur de l'ERP. Or, Igol Bretagne Anjou s'est heurté à de fortes réticences de la part des grands éditeurs du marché, peu intéressés par un projet comme celui-ci, trop modeste à leurs yeux. Néanmoins, le distributeur régional de lubrifiants réunit six prestataires et en conserve deux en short-list. « Nous voulions un éditeur capable de nous accompagner et dont le prix du progiciel était adapté à une PME », poursuit le directeur financier. Fin 1998, c'est le Français Cimsup qui est choisi pour la gestion des commandes et de la production, la gestion comptable étant effectuée par le progiciel Sage.

Une longue période de tests

Les années 1999 et 2000 sont consacrées à l'étude des besoins, à la modélisation et au paramétrage du logiciel, ainsi qu'au développement des passerelles entre Cimsup et Sage. Le démarrage de l'exploitation a eu lieu début 2001. Côté gestion commerciale, Cimsup est employé pour le traitement des commandes, l'émission des bons de livraison, la facturation, les promotions et la fameuse convention d'avance sur remises. En ce qui concerne la production, le système s'occupe de l'élaboration des produits et des conditionnements. L'opérateur de saisie du site de Rézé près de Nantes reçoit les commandes, prend en compte les conditions de promotions, puis envoie un ordre de fabrication ou de conditionnement à l'usine, située au même endroit. Les livraisons sont ensuite constituées, chargées dans les camions et des bons de livraison sont émis. La dernière phase consiste à éditer les factures et à s'occuper du suivi des conventions spéciales. Les avantages d'un tel progiciel pour Igol Bretagne Anjou sont multiples. « Grâce au système client/serveur en mode graphique, l'organisation des écrans est meilleure, on gagne du temps en matière de saisie, en particulier pour les commandes », précise Jean-François Grilliat. Le fonctionnement des promotions a également été amélioré, ainsi que la gestion des stocks. La trentaine d'utilisateurs de Cimsup a été formée en une semaine pour les opérateurs, en un mois pour les usagers experts. Prudent, le fabricant de lubrifiants a pris bien soin d'expérimenter ce programme avant de le mettre en production : « Nous avons testé le paramétrage et les développements durant une période assez longue, puis effectué deux reprises de données "à blanc" avant le démarrage », évoque le responsable informatique. Résultat satisfaisant pour Igol Bretagne Anjou, qui n'a constaté ni blocage ni retard de facturation. Et ce chantier de 304 898 € (2 MF) a permis de gagner en performance. « A partir de stastistiques internes servant d'indicateurs de qualité, nous avons constaté une nette amélioration des délais de livraison des commandes clients », conclut Michel Six.

UN ERP POUR PME

L'éditeur français Cimsup est né en 1994. Créé par quatre anciens consultants spécialisés dans l'intégration des PGI (progiciels de gestion intégrés), Cimsup commercialise un progiciel de gestion de la demande client et de maîtrise de la supply chain. Cette solution permet de gérer les ventes, les stocks, les entrepôts, la distribution, la production et les achats. L'éditeur cible les entreprises du mid market, c'est-à-dire les grosses PME. Le prix de base du progiciel est de 150 000 euros (1 MF), le coût moyen s'élevant à 200 000 euros (1,3 MF). Doté d'une interface Windows, Cimsup fonctionne sous Windows 95, NT et Unix. La version 4 propose une ergonomie web et trois offres verticales sont disponibles : retail, négoce co-packing et co-manufacturing. Une exploitation en mode ASP (fournisseur distant d'application) est possible.