Maileva et Télémarket des mailings a la demande

Filiale à 100 % du groupe Galeries Lafayette, Télémarket, créé en 1985, est historiquement le premier supermarché à domicile français. Il propose à ses clients - livrés dans un rayon de 35 km autour de Paris - plus de 6 000 produits de grandes marques, répartis dans 25 rayons et couvrant tous les besoins de la vie quotidienne. Télémarket est utilisé par une clientèle de particuliers à 80 %, qui passe ses commandes à 70 % par le truchement de l'Internet ; les canaux téléphoniques, Minitel et fax représentant 30 % des commandes. Pour fidéliser ses clients, la filiale des Galeries Lafayette pratique majoritairement l'e-mailing - externalisé chez Edatis, une SSII spécialisée dans le marketing on line - lorsqu'elle connaît l'adresse e-mail de ses clients, ce qui est le cas pour 80 % d'entre eux. Reste que les clients commandent aussi par les autres canaux. Dans ce cas, le recours au mailing papier est incontournable. Plutôt que de réaliser en interne des mailings de relance, dont les volumes vont de 200 à 5 000 exemplaires, le distributeur a préféré avoir recours aux prestations de Maileva, filiale de La Poste, spécialisée dans l'envoi de documents papiers, e-mails ou fax depuis un ordinateur. Les mailings sont adressés “au fil de l'eau” aux clients qui n'ont pas commandé depuis un temps prédéfini.

1 Création sur écran

Depuis les locaux de Télémarket, le personnel chargé du marketing opérationnel se connecte sur le site de Maileva. Dans un premier temps, il télécharge le fichier d'adresses, puis choisit dans la bibliothèque le modèle de mailing qui lui convient. Il peut aussi composer son fond de page à l'écran, ou encore modifier, toujours à l'écran, certains paramètres de personnalisation. Le mailing peut être en noir et blanc ou en couleur, l'enveloppe disposer d'une fenêtre simple ou double. Ensuite, intervient le choix du mode de distribution : Ecopli, PostImpact, Standard Distri... Chaque étape de création est strictement validée. Un seul souci : impossible, en fin de création, de retourner sur une étape déjà validée, à moins de reprendre la création à zéro.

2 Le bon à tirer

Une fois le texte défini et le fichier adresses des destinataires choisi, reste à valider l'opération sous la forme d'un Bon à Tirer électronique. Le document doit avoir été composé avant 14 heures pour pouvoir être posté le jour même. Une fois cette étape validée, l'opération est lancée. Si l'utilisateur hésite, une aide en ligne, avec rappel téléphonique, le guidera en temps réel.

3 Un tour dans le Sud

Les documents sont envoyés au Système d'Information du Courrier en Ligne (SICL) situé à Sophia Antipolis. Il s'agit d'une plate-forme informatique confiée à Steria Infogérance. Opérationnelle 24h/24 et entièrement automatisée, c'est là que sont effectués tous les traitements informatiques : validation et autorisation de la demande, conversion au format d'impression, calcul de l'affranchissement, pilotage des flux d'impression, vérification de la compatibilité pli/enveloppe, information de l'expéditeur, contrôle et suivi des opérations jusqu'à la remise à La Poste... Ensuite, les données sont transférées vers Maileva.

4 Réception chez Maileva

Les fichiers empruntent Global Intranet, le réseau privé de France Télécom pour arriver à la plate-forme de production de Maileva, à Nanteuil les Meaux en région parisienne. Ils sont réceptionnés dans le serveur de l'unité et contrôlés, avant d'être dispatchés vers les imprimantes idoines.

5 Impression couleur...

Maileva vient d'acquérir 2 presses numériques couleur iGen3 de Xerox, capables d'imprimer des documents 100 % personnalisés, en noir et blanc comme en couleur, permettant d'imprimer jusqu'à 6 000 pages A4 à l'heure. Pour les mailings moins volumineux, 3 presses numériques Docucolor 60/60, de chez Xerox également, permettent d'imprimer à la vitesse de 60 pages par minute.

6 …ou noir et blanc

Maileva a également choisi Xerox pour l'impression noir et blanc, avec deux imprimantes Docuprint 155, offrant une résolution de 600 x 2 400 points par pouce. Vitesse d'impression : 155 pages par minute.

7 Mise sous pli

Les documents imprimés, il s'agit de les mettre sous pli. Cette fonction est assurée par 3 machines Secap SI 10 000, capables de traiter de 1 à 5 millions de plis par an à une vitesse de 7 500 plis à l'heure dans des enveloppes de format C6-C5, C5 et C4, et un modèle SI 8 000, aux fonctions identiques, qui ne traite pas les pochettes.

8 Le mailing est prêt à partir

Le mailing est mis sous pli. Reste, après son affranchissement en fonction du tarif postal, à vérifier les destinations et le stocker dans des bannettes classées selon sa direction et le type de tarif choisi. Il pourra partir le jour même si les documents ont été envoyés avant 14 heures.

9 Livraison à domicile

Dernière étape. Le courrier a été pris en charge par les services de La Poste et expédié vers les bureaux distributeurs. Le facteur n'a plus qu'à le distribuer dans la boîte aux lettres.

Naissance d'un document

Tous les éléments du produit final sont accessibles depuis l'ordinateur de l'utilisateur. C'est là qu'ils sont rassemblés. Fichiers Word, Excel, fichiers contenant les adresses des destinataires, options de personnalisation et d'envoi, pour en arriver au Bon à Tirer électronique, moment déterminant du processus. Pour accomplir ces opérations, l'utilisateur se connecte sur le site de Maileva, en mode ASP. Les données seront acheminées en HTTPS, c'est-à-dire cryptées, afin d'assurer leur confidentialité. Dès l'instant où ces données sont envoyées, tout ce qui suit se fait en temps réel et de façon totalement automatisée. Ce ne sont pas des centaines ou des milliers de documents différents qui partent de l'ordinateur de l'utilisateur. Ce serait trop lourd à gérer. L'intégration des données se fait à l'autre bout de la chaîne, à Sophia Antipolis, dans les serveurs du Système d'Information du Courrier en Ligne (SICL). Les serveurs ainsi que tous les éléments de la plate-forme sont redondants, garantissant leur disponibilité.