Maileva au fil de l'eau

Lancé en janvier 2002 Maileva propose aux PME/PMI une solution d'externalisation de la chaîne du courrier, tant en termes de marketing direct que de courrier d'affaires et de recommandé, utilisant les technologies de l'informatique, de l'Internet et de l'impression numérique tout en restant simple à utiliser (voir MD n° 75, p. 32). Concrètement, l'utilisateur n'a qu'à créer son document, joindre le fichier des destinataires et envoyer le tout via Internet vers le SICL (Système d'information du Courrier en Ligne), une plate-forme informatique fonctionnant 24 heures sur 24. Celle-ci réceptionne les demandes d'envoi, les analyse, les contrôle, pilote les flux d'impression vers le site de production, contrôle l'ensemble des opérations jusqu'à la remise en Poste et informe l'expéditeur du bon déroulement de sa commande.

Code OCR unique

Côté production de documents, à ce jour, Maileva dispose d'une unité située à Meaux (77). Les documents y sont imprimés, mis sous pli, affranchis en lettre simple ou recommandée, avec ou sans avis de réception. Côté impression, l'unité dispose, pour les documents noir et blanc, d'une imprimante Xerox DP 155 et d'une photocopieuse Canon IR 105. Pour les documents en couleur, d'une Xerox Docucolor 60 et d'une Canon CLC 5000. Le SICL envoie au fil de l'eau les documents vers les imprimantes ad hoc. A chaque document est affecté un code OCR unique de 26 caractères, qui permettra d'associer l'adresse du destinataire, ainsi que le coût de l'affranchissement. Une fois l'impression terminée, les documents sont insérés, les uns après les autres, au fil de l'eau, sans planification, dans les matériels de mise sous pli. En l'occurrence trois machines Secap SI 10 000 et une Secap SI 8 000. La SI 10 000 peut rapprocher les enveloppes et les documents personnalisés, les mettre sous pli automatiquement et simultanément dans deux formats d'enveloppes distincts (C5 ou C6-C5 et C4) et enfin piloter l'affranchissement de chaque pli selon le tarif indiqué par le code OCR imprimé sur l'enveloppe. La SI 8 000 dispose des mêmes fonctionnalités, si ce n'est qu'elle ne met pas sous pli les grands formats. Si les machines Secap ont été choisies, c'est en grande partie parce que le logiciel d'OCR permettant d'asservir la machine à affranchir est particulièrement performant.

Un million de plis par mois

Avec cet équipement, Maileva traite à ce jour 1 million de plis par mois, soit environ 2 millions de pages, et sa production augmente de 10 % par mois. Les types d'envoi se répartissent ainsi : courrier Postimpact (marketing direct pur) : 30 % ; courrier prioritaire à J + 1 (il s'agit en général de factures ou de lettres de recouvrement, mais quelquefois également de courrier de MD) : 30 % : Ecopli à J + 2 (MD) : 30 %. Le courrier prioritaire est en général réservé à des envois administratifs. Cependant, Maileva s'adressant plus particulièrement aux PME/ PMI pour des envois B to B, lors de notre visite du centre, nous avons pu remarquer un mailing du groupe Marmara vers des agences de voyages indiquant ses dernières promotions. Marmara est un client régulier de Maileva, avec environ 40 000 pages envoyées par semaine. Le grand avantage de la solution de Maileva, c'est qu'elle permet à son utilisateur de ne pas se soucier de planifier ses campagnes, mais de savoir que l'envoi se fera dans les meilleurs délais. Il peut composer son message jusqu'à la dernière minute. En effet, les clients qui envoient leurs fichiers avant 14 heures ont la quasi-certitude que le courrier sera posté à 17 h et, dans le pire des cas à J + 1. Dans un futur proche, Maileva compte s'équiper, en matière de reconnaissance optique, de la solution de lecture Datamatrix, une solution non seulement plus fiable que l'OCR, mais aussi plus élégante, le code étant moins visible (c'est un carré d'un demi-centimètre de largeur) et pouvant contenir beaucoup plus d'informations. C'est avec ce type d'investissement que Maileva pourra tenir son objectif : faire qu'entre le dernier coup d'œil de l'utilisateur de Maileva au document et le premier regard de son destinataire, il ne se soit passé que 24 heures.