L'ère de l'intelligence

Les nouveaux équipements de traitement du courrier se caractérisent aujourd'hui par leur plus grande facilité d'utilisation. Les opérateurs sont aidés dans leur tâche par une automatisation accrue de certaines opérations, tandis que les cadences moyennes frôlent désormais régulièrement les 4 000 insertions à l'heure (jusqu'à 18 000 enveloppes par heure pour les équipements les plus performants). Autant de nouvelles capacités qui n'empêchent pas ces équipements d'être hautement sophistiqués et de plus en plus intelligents.

Modularité

Première des caractéristiques, la modularité des équipements de cette nouvelle génération. La société Secap Technologies, qui vient d'être acquise par Pitney Bowes, propose entre autres la SI 6000, une machine de mise sous pli évolutive que l'on peut munir, sans modifier son châssis, d'une ou de deux tours d'alimentation : par exemple, l'une peut être dotée pour les documents à plier, l'autre pour les documents à insérer sans pliage. Figurant parmi les machines les plus modulaires du marché, elle peut compter jusqu'à 10 sources d'alimentation. Elle est conçue pour traiter les volumes importants de courrier et les applications très variées. Connectée à un système d'affranchissement, elle rend également possible une automatisation intégrale de la chaîne du courrier. Le tout avec une facilité d'utilisation digne des meilleurs équipements bureautiques. Même combat chez Neopost. La SI 72 propose en option un système de lecture OMR et la reconnaissance automatique Load'N Go qui évite aux opérateurs de multiplier les réglages. Ainsi, divers documents peuvent être déposés dans le bac d'alimentation de la machine qui va les identifier et les plier différemment selon le modèle d'enveloppes choisi.

Sécurité

Plus proches de l'univers bureautique que du monde industriel, les machines de mise sous pli sont équipées de systèmes de lecture optique de documents (OCR pour la reconnaissance par caractère optique et OMR pour la reconnaissance par marque optique) qui détectent toute erreur, évitant ainsi un arrêt du processus de fabrication et une rupture dans la chaîne industrielle. La plupart d'entre elles sont dotées de systèmes d'éjection des documents non conformes. Chez Satas, par exemple, la gamme Carat est munie de Secur'Eject qui dévie automatiquement tous les documents "hors normes". Ceux-ci sont identifiés grâce à un détecteur de doubles (DDD) et un détecteur d'épaisseur (DDE). Parallèlement, la gamme de types de papiers et de formats traités par ces machines nouvelle génération se veut de plus en plus large, sans pour autant multiplier les risques d'erreurs.

Impression et mise sous pli en ligne

En signant un partenariat avec Xerox, Pitney Bowes propose l'impression et la mise sous pli sans interruption. La DocuPrint 65 de Xerox est reliée directement au système de mise sous enveloppe Serie 5 de Pitney Bowes. Résultat : la cadence atteint 4 500 enveloppes imprimées et mises sous pli par heure. Des solutions sont envisageables à la fois sur les gros volumes, mais aussi sur les petites séries. Il suffit de choisir en amont l'imprimante qui correspond le mieux aux besoins de l'annonceur. Seul inconvénient : la configuration de l'ensemble imprimante/machine de mise sous pli peut parfois "figer" la production dans un certain type d'opérations, limitant par là même l'originalité du mailing (type de pliage, choix du format de l'enveloppe...). Reste que ce genre d'équipement est plutôt réservé aux gros volumes d'impression et aux opérations de marketing direct récurrentes.

Affranchissement intelligent

Côté affranchissement, La Poste a agréé quatre fabricants de machines : Neopost, Satas, Secap et Pitney Bowes. Ce dernier, inventeur de la technologie de la machi-ne à affranchir dès 1921, ne détenait jusqu'à présent que 3 % du marché français. Notons que la France occupe le rang de troisième marché mondial du courrier, une cible que le fabricant américain ne pouvait ignorer. L'acquisition récente de Secap devrait changer largement la donne et lui permettre de développer sa part de marché. La Poste Française mène depuis juin 2000 un vaste programme de migration des machines. L'introduction de la monnaie unique dans l'UE et l'évolution des nouvelles technologies de communication vont précipiter la transformation du système d'affranchissement en un terminal postal connecté à un serveur. Toutes les machines à affranchir générant un chiffre d'affaires postal supérieur à 10 MF par mois sont en train d'être remplacées par des MAI (machines à affranchir intelligentes) connectées, par le biais d'un modem, à un serveur de télécollecte relié à La Poste. Chaque affranchissement sera mémorisé par catégorie, puis envoyé automatiquement et régulièrement au système de gestion et de facturation de La Poste. La migration doit être terminée pour la fin 2001, de même que pour le 1er janvier 2002, l'ensemble du parc de machines à affranchir aura affiché le symbole euro. Ce programme mené par La Poste cumule les avantages. La tête d'affranchissement est connectée à une balance calculatrice, qui affranchit au juste prix. Les informations sont transmises directement à La Poste par le biais d'un modem et du réseau téléphonique. Le tout est géré par un logiciel de capture de données. Ainsi, chaque mois, La Poste peut facturer de façon détaillée et optimale chacun de ses clients. Il lui devient également possible de fournir des prestations personnalisées aux entreprises qui envoient de gros volumes de courrier. Et enfin, La Poste évite ainsi par cette technologie les risques de fraudes ou de non-solvabilité de ses clients. Pour répondre à ces changements d'envergure, les fournisseurs agréés par La Poste ont chacun mis en place une politique marketing et commerciale d'envergure. Jusqu'à présent, leurs clients avaient peu de raison de changer de fournisseur. Aujourd'hui, les 270 000 machines recensées en France sont sur le point d'être échangées contre des MAI. La concurrence stimule la créativité. Pour preuve, Pitney Bowes lance la solution baptisée Paragon qui colle, pèse et affranchit à la volée. Elle s'accompagne du logiciel de gestion Meternet qui délivre à la demande du client tableaux et graphiques nécessaires à la gestion du système (jusqu'à 1 500 comptes différents). Neopost a, de son côté, développé Sypac Gestion qui permet de détailler les dépenses de courrier d'une entreprise, service par service. Chaque service pourra ainsi mesurer les coûts et l'impact de sa propre campagne de marketing direct. Autre système signé Neopost, le SM 95. Doté d'un lecteur de codes à barres, celui-ci aide les entreprises dans la mise à jour de leurs fichiers. Il enregistre les NPAI et peut remonter l'information jusqu'au service concerné. La version plus aboutie des MAI englobe l'outil Internet. On peut imaginer, par exemple, que certains logiciels puissent donner accès à l'impression de timbres à distance et en direct. Des expériences ont d'ailleurs déjà été menées par certains fournisseurs, comme Pitney Bowes ou Neopost à l'étranger, et notamment aux Etats-Unis.

Adressage optimisé

Dernière étape avant le routage du mailing, son adressage. Tendance lourde du marché, les étiquettes imprimées et collées sont de plus en plus souvent remplacées par l'impression directe des enveloppes par jet d'encre. Secap, par exemple, a développé récemment l'AD 3200 qui réalise à la cadence de 2 000 enveloppes par heure la mise sous pli des mailings et l'impression des adresses. Les adresses, et éventuellement certains messages, sont extraits des fichiers informatiques et directement imprimés sur l'enveloppe. Les documents sont ainsi traités sans rupture de charge, depuis le pilage jusqu'à l'impression, ce qui simplifie considérablement la tâche de l'opérateur. Le système dispose, en outre, de mémoires qui permettent de lancer les opérations courantes sans préparation particulière. L'utilisateur est guidé en permanence et informé des opérations à effectuer, toutes les commandes étant regroupées sur un seul clavier. Avec une définition de 600 x 600 dpi, la qualité d'impression est tout à fait correcte, tandis que les coûts d'exploitation sont quasiment divisés par deux comparativement aux techniques d'impression classique sur étiquettes. Enfin, le jet d'encre semble désormais préféré au laser en raison de son coût inférieur pour une qualité quasiment comparable. Ultime étape, la bonne mise en place de l'adresse, en fonction des normes établies par le SNA. Un courrier arborant une adresse bien formulée a toutes les chances de parvenir à son destinataire. Certains logiciels commencent donc à intégrer ce type de fonctions et de normalisations, mettant en page l'adresse juste avant son impression sur l'enveloppe, et allant même jusqu'à adapter cette mise en page en fonction des pays destinataires. De quoi réussir parfaitement son mailing tout en gagnant sur les délais de mise en oeuvre et d'acheminement.

Trois questions à Corinne Grapton Directeur marketing de Pitney Bowes

Comment évoluent les activités de fin de ligne dans la fabrication d'un mailing ?

Corinne Grapton : Ces dernières opérations sont déterminantes pour la réussite d'un mailing. La mise sous pli est aujourd'hui une opération parfaitement maîtrisée et qui atteint des cadences tout à fait intéressantes. Les diverses propositions des acteurs du façonnage se valent les unes les autres. Le choix se situe plutôt au niveau du tirage, certains équipements étant mieux adaptés aux gros volumes que d'autres. Par contre, l'adressage et la personnalisation des enveloppes deviennent stratégiques.

Quelles solutions proposez-vous ?

C. G : Il faut savoir attirer l'attention du destinataire. Aujourd'hui, les annonceurs ne peuvent plus se permettre d'envoyer des millions de courriers sans obtenir un certain taux de retour. C'est là que l'analyse de la valeur est primordiale. Il vaut mieux parfois investir dans la rédaction manuscrite d'une adresse (et ne pas bénéficier du tarif TS3) pour être sûr d'avoir un taux de retour important. Nous avons réalisé certaines opérations de ce type avec nos clients qui ont affiché des taux de retour de l'ordre de 4 %. Dans un autre domaine, une empreinte d'affranchissement floue et mal repérée est du plus mauvais effet pour l'image de l'entreprise et peut alors entraîner des résultats peu probants.

Que pensez-vous des impressions en couleur ?

C. G : C'est également un excellent moyen d'attirer l'attention du destinataire. Là encore, ce type d'opération peut s'avérer très porteur. Il faut savoir aussi que l'impression directe de l'adresse sur l'enveloppe, c'est-à-dire sans étiquette, est peu coûteuse. Cette "économie" réalisée par rapport au coût des consommables peut permettre d'investir dans des outils de personnalisation originaux.