Itesoft chez Orange : la GED aide le CRM
En installant une solution de gestion électronique de documents pour gérer son courrier entrant, Orange fait gagner une heure par jour à ses conseillers clientèle.
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Pour un opérateur télécom comme Orange (ex-France Télécom Mobiles), le
traitement du courrier entrant est un poste très lourd posant un certain nombre
de problèmes : son cheminement physique, son poids, de multiples manipulations,
sans oublier sa destruction ou sa perte. Et, lorsque l'on dispose d'un outil de
CRM performant, en l'occurence, celui de Vantive, il devient difficilement
supportable de ne pas pouvoir disposer le plus vite possible de toutes les
informations clients. Orange dispose de neuf centres de relation client,
hébergeant 3 500 conseillers. La "Base avant" traite les appels téléphoniques
entrants, la "Base arrière", elle, traite les courriers ; la "Base avant"
pouvant devenir "Base arrière" et inversement. En fonction du courrier reçu et
des règles de gestion, le conseiller laissera trace de celui-ci dans le
logiciel de CRM et y répondra.
Un site pilote à Lyon
« Il arrive qu'un conseiller reçoive un appel et que son interlocuteur lui dise
qu'il a envoyé un courrier, il y a trois semaines, explique le chef de projet
éditique d'Orange. Pour en prendre connaissance, il ne pouvait s'adresser qu'au
conseiller le plus proche du lieu de stockage du courrier. » L'idéal : que le
conseiller client ait en ligne l'historique du courrier se rapportant à chaque
client en même temps qu'il converse avec lui au téléphone. Orange a choisi la
solution XDataFlow d'Itesoft, une solution de gestion électronique de documents
(GED) qui permet de numériser les courriers entrants, de les indexer
automatiquement et de les intégrer dans le logiciel de CRM. Le déploiement de
la solution Itesoft s'est fait en six mois. Le site pilote, situé à Lyon, est
opérationnel depuis le mois de mars. Il s'agit d'un atelier d'acquisition qui
saisit les courriers de Lyon et de la région parisienne. Soit une moyenne de
800 courriers par jour. Le système fonctionne en mode intranet. Il permet aux 6
000 conseillers clientèle de consulter les fiches client, et de consulter, via
un bouton, le courrier sous la forme d'une image électronique. Ce premier
atelier est dimensionné pour traiter 4 000 courriers par jour. Début 2001, un
second devrait suivre. L'objectif d'Orange est qu'un courrier reçu soit traité
dans la journée. Un objectif réalisé à 95 %. Gain de productivité : une minute
de gagnée par courrier pour les conseillers. Ce qui fait une heure gagnée par
jour. Le retour sur investissement se fera en un an. A venir : la gestion
automatisée des campagnes de couponning, le système d'Itesoft pouvant décoder
les coupons.