Créer un site web à partir du catalogue papier : mission impossible ?

La naissance d'un site web complémentaire des autres canaux de vente à distance pose généralement le problème de gestion et d'adaptation des informations et des formats de stockage et d'édition des informations. Dans la plupart des entreprises, le catalogue papier reste encore le seul outil de référence en matière de produits. Or, le catalogue s'appuie généralement sur une succession de pages Word, Excel ou XPress, et non sur une base de données utilisable ailleurs. La démarche de création du site doit partir de cet existant : l'agence chargée de la conception du site va récupérer les fichiers ayant servi pour le catalogue, voire découper ses pages papier. La suite va dépendre de la priorité accordée au futur site web dans l'entreprise. Si le site est considéré comme une activité majeure, alors la démarche consistera à faire récupérer, au besoin ressaisir, les informations et construire une arborescence web par un prestataire. L'avantage de cette approche est d'aboutir à la création d'une vraie base de données. L'inconvénient, c'est que cette BDD est dédiée à l'Internet. Ce qui se manifeste par peu de possibilités de réaliser des mises à jour hormis les prix.

Christophe Langlois (Maulde Technologie)

: Chez certains clients, les délais d'exécution pour leur catalogue ont été réduits de 18 à 3 ou 4 mois".



Une BDD internet n'offre que peu d'automatismes en la matière. Dès qu'il s'agit de modifier le contenu éditorial, changer des textes, réécrire des schémas, il faut de nouveau faire appel au prestataire. C'est pourquoi certaines entreprises préfèrent construire leur site internet avec une BDD généraliste. Ils font appel aux solutions de gestion de contenu qui permettent de diffuser les informations marketing indifféremment sur le Web ou sur papier. « Des solutions de ce type permettent de réduire les coûts agence de moitié, estime Christophe Langlois, Dg de Maulde Technologies et éditeur du logiciel Satin (Système avancé de traitement de l'information numérisée). Chez certains clients, les délais d'exécution pour leur catalogue ont été réduits de dix-huit à trois ou quatre mois. » La gestion des contenus s'appuie sur une base de données centrale avec plusieurs champs d'information : techniques, marketing, commerciales. Au chef de produit revient le choix des autorisations des informations à sortir pour chaque support de diffusion - cinq mots pour une information à envoyer sur les téléphones mobiles, cinq lignes de texte pour une version web, dix lignes avec une photo et un encadré conseil pour une version imprimée, etc. La solution présente des avantages particuliers notamment pour le domaine industriel, grâce à sa capacité d'accepter une mutualisation du travail éditorial : le chef de produit s'occupe des informations marketing et commerciales sans toucher au reste, le responsable des tarifs remplit les cases prix, le bureau d'études se charge de répertorier les données techniques et les contraintes des brevets, pays par pays. Le service marketing garde le rôle éditorial dans ce partage des tâches. « Notre solution de gestion des contenus permet de créer une source d'informations commune à toute l'entreprise, quel que soit le média de diffusion, poursuit Christophe Langlois. La structure des champs offre l'avantage de la souplesse : on peut y insérer des informations à la dernière minute, deux à quatre semaines avant la parution du document, y compris pour la version papier. » Avec ce type de solution, l'agence web ou communication ne touchera plus au contenu mais continuera de s'occuper de la mise en page, des aspects créatifs et de la composition, ce qui correspond au coeur de son métier.

Des solutions pour gérer le contenu

D'autres acteurs proposent des solutions de gestion de contenu, comme la société Catalliances, éditeur de logiciels de pilotage éditorial pour la vente à distance (voir MD n° 53) et aussi la société Pindar Systems, éditeur du progiciel CMS. Celui-ci est destiné à accueillir dans sa base de données les informations textes, images, etc., sous un format neutre, en vue d'une édition multicanal. « Les informations sous format comme XPress ne sont pas exploitables en ligne car elles n'ont pas le niveau de "granularité" requis, ne sont pas découpées suffisamment petit, explique Cédric Drouot, responsable des ventes chez Pindar Systems. Prenez le cas d'un vendeur d'emballages. La longueur, la largeur et la hauteur des produits seront stockées dans un seul champ dans le bloc de texte. Dès lors, il est impossible de faire la recherche sur un seul critère. Il faut isoler ces informations. » Le titre, la couleur, les caractéristiques propres au produit, le prix par quantité, tout doit être découpé finement et stocké sous forme granulaire, pour ensuite être agrégé dans l'ordre souhaité pour une publication. « L'objectif est de stocker et de gérer les informations sans avoir à les reformater à chaque fois, précise Cédric Drouot. Nous allons concevoir un masque qui va présenter juste les informations souhaitées avec des interfaces spécifiques aux marchés, pour tenir compte du contexte final du client. » Les solutions de gestion des contenus promettent des gains de productivité lors des tâches de maintenance d'information, d'édition et de production du média.