L'externalisation, le nouveau moteur de croissance d'une entreprise

Véritable choix stratégique pour de nombreuses entreprises, l'externalisation a le vent en poupe. Loin des clichés de la délocalisation offshore, l'externalisation permet de confier à des prestataires externes des tâches chronophages ou difficiles pour l'entreprise. Focus sur cette pratique parfois méconnue.

Qu'est-ce que l'externalisation

Processus qui permet à une entreprise de confier une ou plusieurs de ses activités secondaires à des sous-traitants, l'externalisation s'est fortement développée avec les outils numériques. Aussi appelée "outsourcing", elle permet aux entreprises de se concentrer sur leur activité principale.

Quelles activités externaliser ?

Certaines activités sont communément externalisées comme l'entretien, la comptabilité ou encore les livraisons. Et ce, depuis de nombreuses années. Le perfectionnement des outils technologiques et la popularisation du télétravail a ouvert d'autres portes. Ces deux facteurs associés au changement du rapport au travail a favorisé l'externalisation d'autres domaines comme les ressources humaines, le juridique, la communication ou encore les centres d'appels, de service après-vente ou de prise de rendez-vous.

Mais aujourd'hui, la botte secrète de nombreuses entreprises performantes est d'avoir une force de vente externalisée. Ce département aussi chronophage que capital demande un savoir-faire particulier que seuls des professionnels aguerris peuvent délivrer rapidement.

Pourquoi externaliser ?

Il existe une multitude de raisons d'externaliser. Cela dépend des besoins et objectifs de l'entreprise. Néanmoins, six raisons principales se distinguent.

Se concentrer sur son activité

Externaliser des activités secondaires permet aux entreprises de recentrer leurs forces vives. Toutes ses ressources internes peuvent être entièrement dédiées au coeur d'activité plutôt que dispersées entre toutes les tâches. Cela est d'autant plus vrai lorsqu'il s'agit de missions ponctuelles.

Débloquer une situation compliquée

Parfois, il arrive que certaines situations dépassent les compétences détenues en interne. Former un collaborateur "sur le tas" peut être chronophage et hasardeux. Le recours à un consultant externe peut alors se révéler très précieux pour gagner en efficacité.

Économiser sur les dépenses

Contrairement aux idées parfois répandues, l'externalisation est un vecteur d'économie. En effet, moins coûteux qu'une embauche, l'externalisation permet de faire appel à des personnes spécialisées dans leur domaine, avec des compétences spécifiques.

Améliorer la flexibilité

Les processus internes des entreprises peuvent se révéler longs et rigides. Les prestataires extérieurs ne doivent généralement pas s'y conformer, ce qui rend leurs actions et leurs décisions plus rapides. L'entreprise gagne alors en flexibilité.

Bénéficier d'un regard extérieur

Lorsqu'une situation problématique ou inédite se présente, il est souvent difficile d'avoir un avis objectif en interne. Le recours à un prestataire en externe permet d'obtenir un point de vue neutre et qualifié pour dégager des solutions innovantes, loin des standards habituels de l'entreprise.

Éviter les erreurs de casting

En France, les procédures d'embauches sont longues et fastidieuses. Avec, au bout du compte, de nombreuses désillusions. L'externalisation permet de contourner tous les risques liés à une embauche malheureuse.

Avantages et limites de l'externalisation

L'externalisation a le vent en poupe, car elle présente de nombreux avantages :

amélioration de la qualité de service ;

réduction des coûts ;

garantie de la continuité du service.

Mais, cela ne doit pas faire oublier ses limites :

visibilité plus limitée ;

perte en autonomie ;

disparition de certains savoir-faire.

Comment bien externaliser ?

Externaliser une ou plusieurs activités, de manière transitoire ou définitive, demande une bonne préparation. Afin que celle-ci soit optimale, cinq étapes sont nécessaires.

Définir les besoins réels

Pour choisir le bon prestataire externe et confier la bonne mission, l'entreprise doit définir son besoin. Et cela ne porte pas uniquement sur le coeur de mission. En effet, l'entreprise doit se poser des questions d'organisation plus larges telles que :

Quelles sont les raisons qui nous poussent à opter pour l'externalisation ?
L'activité sera-t-elle externalisée en partie ou en totalité ?

Quelle sera la durée d'externalisation ?

Quels membres du personnel seront affectés par cette externalisation ? Et de quelle manière ?

Quels sont les résultats attendus ?

Rédiger un cahier des charges

Pour une mission claire et sans anicroches, le cahier des charges est le meilleur ami de l'externalisation. Ce dernier contient le descriptif complet de chaque fonction externalisée. Il sera alors le référentiel de mission entre l'entreprise et son prestataire.

Choisir son prestataire

C'est, sans doute, l'étape la plus délicate du processus. Le choix du prestataire doit rigoureux pour éviter les mauvaises surprises. Pour cela, la personne en charge de "l'embauche" doit avant tout focaliser son attention sur l'expérience et les compétences du futur prestataire. Si le tarif doit rentrer en compte, il ne doit jamais être un critère décisif.

Établir le contrat

Le contrat d'externalisation est un document légal obligatoire qui détermine les bases de la collaboration. Il contient à minima :

le détail des missions ;

les équipements à utiliser ;

les procédures internes de l'entreprise ;

le calendrier exact du déroulé de la mission ;

le montant de la prestation.

Définir les moyens de communication et de suivi

Afin d'assurer de la fluidité dans les rapports entre l'entreprise et son prestataire, il convient de définir un ou plusieurs outils collaboratifs qui serviront à partager des documents. Ce type de système permet aussi à l'entreprise de connaître le niveau d'avancement de chaque tâche externalisée.

L'externalisation s'est définitivement installée dans les habitudes des entreprises. Et c'est tant mieux, car elle offre de nombreux avantages et se révèle souvent un moteur de croissance. Bien encadrée, elle permet aux entreprises de mieux performer tout en étant centrées sur leur coeur d'expertise. Une véritable relation gagnant-gagnant pour qui se dessine un avenir prospère.